Frazė "Ieškoma biuro administratorė. Reikalavimas – universalumas" ilgai atrodė nekalta. Šiandien joje yra dvi problemos. Pirma, dėl tokio darbo skelbimo Lietuvoje galima pateikti skundą. Antra, neapibrėžta pareigybės apimtis siejama su didesne nepasitenkinimo darbu ir darbuotojų kaitos rizika – tai brangu net tada, kai niekas nesiskundžia.
Šis tekstas – apie tai, kaip pasikeitė ši pareigybė, kaip aiškiai apibrėžti jos atsakomybę ir kaip parengti teisės aktų reikalavimus atitinkantį darbo skelbimą.
Kaip pasikeitė ši pareigybė
Per dešimtmetį darbo turinys pasikeitė: nuo atskirų veiksmų atlikimo pereita prie sistemų administravimo. Beveik išnyko spausdinimas rašomąja mašinėle, popierinis archyvas, telefono komutatorius, rankinis kelionių ir viešbučių užsakinėjimas. Atsirado visai kiti dalykai (konkretus rinkinys kiekvienoje organizacijoje skiriasi):
- Prieigų ir programų administravimas: kas gauna prieigą ir licencijas, o svarbiausia – kas prieigą panaikina darbuotojui išeinant. Tai turėtų vykti pagal sutartą personalo, vadovo ir IT tvarką, o ne vieno žmogaus nuožiūra.
- Patalpos ir tiekėjai: sutarčių galiojimo terminų stebėjimas, peržiūra prieš automatinį pratęsimą, derybos dėl tiekėjų siūlomo kainų didinimo. Būtina aiškiai nustatyti finansinius įgaliojimus – iki kokios sumos sprendžiama savarankiškai.
- Hibridinio darbo koordinavimas: darbo vietų rezervacija, darbo biure dienų grafiko derinimas, susitikimų patalpos ir įranga.
- Naujo darbuotojo darbo pradžios organizavimas: kad pirmą dieną žmogus turėtų darbo vietą, kompiuterį, prieigas ir žinotų, kur kreiptis.
- Vidinė komunikacija ir renginiai: nuo savaitės naujienlaiškio iki metinio susitikimo.
- Biudžeto vykdymo stebėsena: biuro išlaidos ir tikrinimas, ar sąskaitos atitinka sutartis.
- Nepastebimai priskiriamos papildomos atsakomybės: asmens duomenų tvarkymas (darbuotojų bylos, lankytojų registracija) ir darbuotojų saugos klausimų koordinavimas.
Paskutinis punktas nusipelno atskiro dėmesio. Šios atsakomybės biuro administratoriui neretai priskiriamos be aiškaus sprendimo – be mokymų ir be aiškių sprendimų priėmimo įgaliojimų. Jei taip nutinka, tai turi būti aprašyta atskirai, numatant reikiamus mokymus, arba priskirta kitam darbuotojui. Svarbu ir tai, kad darbuotojų saugos koordinavimas nepanaikina nei darbdavio pareigų, nei tam paskirtų kvalifikuotų asmenų atsakomybės, o darbuotojų bylos ir lankytojų duomenys reikalauja nustatytos prieigos, konfidencialumo ir saugojimo tvarkos.
Praktinis testas vadovui: jei pareigybės apraše dar minimas spausdinimo greitis, skambučių jungimas ar faksas, jūs ieškote darbuotojo darbui, kurio nebėra.
Mokymai: "Laiko planavimas ir valdymas"
Kodėl "universalumas" nėra kompetencija
Kai pareigybė apibrėžiama kaip "visa kita, ko niekas kitas nedaro", tai nėra lankstumo aprašymas. Tai vaidmens neapibrėžtumo aprašymas, o organizacinės psichologijos metaanalizės (Jackson ir Schuler, 1985; Gilboa ir kt., 2008; Eatough ir kt., 2011) jį nuosekliai sieja su mažesniu pasitenkinimu darbu, prastesniais darbo rezultatais, didesniu perdegimu ir didesne tikimybe, kad žmogus išeis. Tai ryšiai, o ne įrodyta priežastis – bet reikalaudami universalumo jūs iš anksto didinate šias rizikas.
Yra ir antra, mažiau akivaizdi problema. Karjeros galimybių nedidinančios užduotys – posėdžių protokolavimas, renginių organizavimas, administracinis komitetų aptarnavimas, visa tai, kas būtina, bet neįvertinama sprendžiant dėl paaukštinimo – nesiskirsto tolygiai. Tyrimas, paskelbtas American Economic Review (Babcock ir kt., 2017), eksperimentais ir organizacijos duomenimis parodė, kad tokių užduočių moterys dažniau imasi pačios, jų dažniau prašoma ir jos dažniau sutinka.
Sudėjus abu dalykus matyti, kodėl senas "universalios administratorės" modelis buvo blogas verslo sprendimas, o ne tik nemadingas. Jis sukuria pareigybę, kurios darbas matomas kasdien, bet neįvertinamas tada, kai svarstoma, kurį darbuotoją paaukštinti. Pati pareigybė, savaime suprantama, tinka bet kurios lyties darbuotojui, o užduočių paskirstymo tvarka turėtų galioti visoje organizacijoje, ne tik šioje vietoje.
Kaip aiškiai apibrėžti pareigybės atsakomybę
Tinkamas pareigybės aprašymas paprastai turi keturias–šešias pagrindines siektinų rezultatų sritis, o ne dvidešimt penkias užduotis. Skirtumas esminis. Vietoj "tvarko dokumentus ir sutartis" rašoma, pavyzdžiui: "tiekėjų sutartys peržiūrimos likus 60 dienų iki galiojimo pabaigos; nė viena automatiškai nepratęsiama nepalankiomis sąlygomis". Konkretūs skaičiai čia – orientyras, kurį kiekviena organizacija prisitaiko pagal save.
Prie kiekvienos srities naudinga nurodyti apytikslę laiko dalį. Jei suma gerokai viršija šimtą procentų, aprašas yra nerealistiškas dar prieš įdarbinimą – ir tai pirmas pastebės žmogus, kuris ateis dirbti.
Dažniausiai praleidžiama ne atsakomybių dalis, o taisyklė, pagal kurią skiriamos naujos užduotys. Kas turi teisę pridėti darbo, kieno sutikimo tam reikia ir kurios esamos užduoties tuomet atsisakoma arba kuri atidedama. Be šios taisyklės net geras aprašymas per pusmetį vėl virsta "daro viską" – tik dabar dar ir su nusivylimu, nes buvo susitarta kitaip.
Darbo skelbimas: kur eina teisinė riba
Čia daugelis vadovų nustemba. Lietuvoje darbo skelbimo turinys yra reglamentuotas, o draudžiamu veiksmu laikomas pats skelbimo paskelbimas – nebūtina, kad kas nors dėl jo būtų nepriimtas į darbą.
Moterų ir vyrų lygių galimybių įstatymo 16 straipsnis draudžia skelbimuose priimti į darbą nurodyti reikalavimus, suteikiančius pirmenybę vienai iš lyčių, taip pat reikalauti iš darbo ieškančių asmenų informacijos apie jų šeiminę padėtį, amžių, privatų gyvenimą ar šeimos planus. Lygių galimybių įstatymo 11 straipsnis savo ruožtu draudžia skelbimuose nurodyti reikalavimus, suteikiančius pirmenybę lyties, rasės, tautybės, pilietybės, kalbos, kilmės, socialinės padėties, tikėjimo, įsitikinimų ar pažiūrų, amžiaus, lytinės orientacijos, negalios, etninės priklausomybės ar religijos pagrindu.
Svarbiausia šio straipsnio temai: pareigybės pavadinimas, pateiktas tik moteriškąja gimine, vertinamas kaip pirmenybės teikimas moterims. Tai ne teorija. Sprendime dėl vienos siuvimo įmonės skelbimo Lygių galimybių kontrolieriaus tarnyba konstatavo, kad pareigos, nurodytos vien moteriškosios giminės daiktavardžiais, "suponuoja, kad tik moterys gali atlikti nurodytas pareigas", o vyrai dėl to atgrasomi nuo kandidatavimo ir yra tiesiogiai diskriminuojami lyties pagrindu.
Vyriškosios giminės vartojimą tarnyba vertina kitaip: skelbtoje pozicijoje ji laikoma apibendrinamąja, todėl skelbimas "ieškome administratoriaus" diskriminaciniu nelaikomas. Kartu rekomenduojama nurodyti abi gimines – "biuro administratorius (-ė)". Verta žinoti ir tai, kad oficialiame Lietuvos profesijų klasifikatoriuje profesijos fiksuojamos tik vyriškąja gimine, o šią pareigybę atitinka pavadinimas "raštinės administratorius".
Ta pati logika galioja ir kitiems pagrindams. Nepagrįstos amžiaus ribos darbo skelbime draudžiamos, ir tai galioja net vartojant tariamai rekomendacinę formuluotę: viename tyrime nepasiteisino ir posakis "pageidautinas kandidatų amžius iki 50 metų". Tokios frazės kaip "jauna energinga komanda" gali sudaryti amžiaus ribojimo įspūdį ir vertinamos pagal visą skelbimo kontekstą.
Atrankai taip pat taikomos dvi svarbios taisyklės. Darbo kodekso 41 straipsnis draudžia reikalauti informacijos, nesusijusios su kvalifikacija ar tiesioginiu darbo atlikimu, taip pat reikalauti atskleisti dabartiniuose ar ankstesniuose darbo santykiuose gautą darbo užmokestį. Tai nereiškia, kad negalima kalbėtis apie kandidato atlyginimo lūkesčius – tai kitas dalykas. O pagal Darbo kodekso 26 straipsnio 5 dalį nagrinėjant ginčą kandidatui nurodžius aplinkybes, leidžiančias daryti prielaidą dėl diskriminacijos, pareiga šią prielaidą paneigti tenka darbdaviui.
Išimtis egzistuoja, bet ji siaura: lytis gali būti nurodyta tik tada, kai dėl profesinės veiklos pobūdžio ji yra būtinas ir lemiantis profesinis reikalavimas, o pats reikalavimas proporcingas. Įprastoms biuro administravimo funkcijoms paprastai nėra pagrindo taikyti šią išimtį. Argumentai, kad "darbas labiau tinka moterims" arba kad "moterys atidesnės ir kruopštesnės", tarnybos praktikoje buvo atmesti.
Ar tokie pažeidimai tiriami praktikoje? Taip, ir tyrimas pradedamas ne tik pagal skundą: 2025 metais iš 93 atliktų tyrimų 12 buvo pradėti savo iniciatyva. Administracinių nusižengimų kodekso 81 straipsnis numato baudą nuo 40 iki 560 eurų, o pakartotinai – nuo 560 iki 1200 eurų, tačiau tai nereiškia, kad ji skiriama automatiškai už kiekvieną netinkamą skelbimą. Peržiūrėtuose viešai paskelbtuose sprendimuose dėl darbo skelbimų bauda nebuvo skirta, o kiekvieno tyrimo baigtis ir jos motyvai skiriasi. Verta turėti omenyje ir tai, kad skelbimo pašalinimas paties paskelbimo fakto nepanaikina. Be galimos teisinės atsakomybės, viešai paskelbtas sprendimas gali sukelti ir reputacinę žalą.
Ko ieškoti ir kaip tikrinti
Prieš rašant reikalavimus verta žinoti, kas apskritai prognozuoja darbo rezultatą. 2022 m. perskaičiuota didelė atrankos metodų analizė (Sackett ir kt., Journal of Applied Psychology) parodė, kad ankstesni vertinimai buvo pervertinti, ir pateikė atnaujintus validumo įverčius. Taikant joje nurodytas prielaidas, ryšys su darbo rezultatais didžiausias buvo šiems metodams: struktūruotam interviu (apie 0,42), darbo žinių testui (0,40), darbo pavyzdžio užduočiai (0,33) ir bendrųjų gebėjimų testui (0,31). Tai apibendrinti įverčiai, o ne universali eilė kiekvienai pareigybei.
Matoma kryptis: patikimiausiai veikia tai, kas tiesiogiai susieta su konkrečiu darbu. Ir dar viena detalė – nė vienas metodas neprognozuoja universalumo, nes "universalumas" nėra pakankamai aiškiai apibrėžta ir patikimai pamatuojama kompetencija.
Praktiškai tai reiškia, kad vietoj klausimo "ar esate atsakingas" geriau duoti valandos trukmės užduotį, imituojančią tikėtinas darbo situacijas: sutampantys dviejų vadovų susitikimų laikai, tiekėjo sąskaita su neatitikimu, pirmadienį darbą pradėsiantis naujas darbuotojas, kuriam dar nesuteiktos prieigos, ir tiekėjo pranešimas apie kainos didinimą. Vertinama pagal iš anksto sutartus kriterijus – kokia prioritetų eilė, ką kandidatas nusprendžia pats, o dėl ko kreipiasi į vadovą, ar paprašo trūkstamos informacijos. Visiems palyginamiems kandidatams turi galioti ta pati užduotis ir tie patys vertinimo kriterijai, užduotyje neturi būti tikrų konfidencialių duomenų, o jei ji trunka ilgiau nei valandą, už sugaištą laiką derėtų atlyginti.
Ir vienas plačiai kartojamas teiginys, kurį verta patikslinti. Dažnai girdima, kad moterys kandidatuoja tik atitikdamos visus reikalavimus, o vyrai – vos daugiau nei pusę. Pirminio tyrimo, kuriuo tai būtų grįsta, atsekti nepavyksta. Kai 2022 m. tai patikrino eksperimentu su daugiau nei dešimčia tūkstančių darbo ieškančių žmonių, skirtumas buvo mažas: moterys kandidatavo atitikdamos vidutiniškai 56 proc. reikalavimų, vyrai – 52 proc. Didelio lyčių skirtumo šie duomenys nepatvirtina, todėl reikalavimų sąrašą verta trumpinti ne dėl vienos kurios grupės, o todėl, kad kiekvienas perteklinis punktas yra filtras, kurio jūs neprašėte.
"Profesionalaus klientų aptarnavimo principai"
Klientų aptarnavimo mokymai skirti darbuotojams, kuriems tenka tiesiogiai bendrauti su klientais, teikiant jiems informaciją apie įmonės prekes ir/ar paslaugas, spręsti konfliktines situacijas.
Kokios galimos tolesnės karjeros kryptys
Tai klausimas, kurį kandidatai dažnai nedrįsta užduoti, o darbdaviai į jį dažnai neatsako. Galimos tolesnės kryptys: biuro vadovo, personalo administratoriaus, vadovo asistento, operacijų koordinatoriaus, pirkimų specialisto ar pastatų priežiūros koordinatoriaus darbas. Tai pavyzdžiai, o ne standartinė ar garantuota seka.
Svarbu ne tai, kad kelias būtų garantuotas, o tai, kad jis būtų įvardytas. Jei nepasakysite, kokios kryptys realios, darbuotojas pats padarys išvadą – ir ji dažniausiai bus neigiama. Formuluotė "pradėkite čia, o toliau matysime" darbuotojui siunčia beveik tokią pačią žinią kaip ir jokio kelio nebuvimas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar darbo skelbime galima rašyti "ieškome administratorės"?
Ne. Pareigybės pavadinimas, pateiktas vien moteriškąja gimine, vertinamas kaip pirmenybės teikimas vienai lyčiai ir yra draudžiamas pagal Moterų ir vyrų lygių galimybių įstatymo 16 straipsnį. Lygių galimybių kontrolieriaus tarnybos skelbtoje pozicijoje vyriškoji giminė laikoma apibendrinamąja, tačiau rekomenduojama nurodyti abi gimines: "biuro administratorius (-ė)".
O jei niekas dėl skelbimo nebuvo atmestas – ar tai vis tiek pažeidimas?
Taip. Draudžiamas veiksmas yra pats skelbimo paskelbimas. Nereikia, kad konkretus žmogus būtų nepriimtas į darbą arba kad kas nors būtų pateikęs skundą – tyrimas gali būti pradėtas ir savo iniciatyva. Skelbimo pašalinimas gali turėti reikšmės tyrimo baigčiai, bet paties paskelbimo fakto nepanaikina.
Ar galima nurodyti pageidaujamą amžių?
Nepagrįstos amžiaus ribos draudžiamos, ir tariamai rekomendacinė formuluotė nepadeda – viename tyrime nepasiteisino net žodis "pageidautinas". Tokios frazės kaip "jauna energinga komanda" gali sudaryti amžiaus ribojimo įspūdį. Jei iš tikrųjų reikia patirties, rašykite apie patirtį ir kompetencijas, ne apie metus.
Ar galima kandidato paklausti, kiek jis uždirbo anksčiau?
Ne. Darbo kodekso 41 straipsnis draudžia reikalauti informacijos apie dabartiniuose ar ankstesniuose darbo santykiuose gautą darbo užmokestį, taip pat informacijos, nesusijusios su kvalifikacija ar tiesioginiu darbo atlikimu. Kalbėtis apie kandidato atlyginimo lūkesčius galima – tai kitas klausimas nei ankstesnio atlyginimo atskleidimas.
Kuo skiriasi sekretorius ir biuro administratorius?
Šių pareigybių pavadinimai organizacijose vartojami nevienodai, todėl jas tiksliau skirti ne pagal pavadinimą, o pagal atsakomybės apimtį ir sprendimų priėmimo įgaliojimus. Biuro administratoriui paprastai priklauso savarankiškos sritys su sprendimo teise – tiekėjų sutartys, biuro biudžetas, naujų darbuotojų darbo pradžios organizavimas. Praktiškiausias klausimas atskiriant: kokius sprendimus žmogus priima be atskiro derinimo.
Nuo ko pradėti, jei ieškome žmogaus jau kitą mėnesį?
Pradėkite ne nuo skelbimo, o nuo keturių–šešių siektinų rezultatų sričių ir taisyklės, pagal kurią skiriamos naujos užduotys. Tada patikrinkite skelbimą atsakydami į du klausimus: ar nėra nuorodų į lytį, amžių ar privatų gyvenimą, ir ar kiekvienas reikalavimas susijęs su darbo funkcija. Jei norite aptarti savo organizacijos situaciją konkrečiau, parašykite mums arba užduokite klausimą Manager.LT virtualiajam konsultantui – pokalbių langelis svetainės apačioje.
Teisės aktai ir papildomi šaltiniai
- Lietuvos Respublikos moterų ir vyrų lygių galimybių įstatymas (16 straipsnis – diskriminaciniai skelbimai)
- Lietuvos Respublikos lygių galimybių įstatymas (11 straipsnis – diskriminaciniai skelbimai)
- Lietuvos Respublikos darbo kodeksas (26 straipsnis – nediskriminavimas ir įrodinėjimo našta; 41 straipsnis – ikisutartiniai santykiai)
- Lygių galimybių kontrolieriaus sprendimai dėl lyties (paskelbti sprendimai, tarp jų dėl darbo skelbimų)
- Gairės darbdaviams: kaip parengti darbo skelbimą
Straipsnį parengė ir atnaujino Manager.LT Akademija (2026 m.). Tekstas yra bendro pobūdžio ir nėra teisinė konsultacija – dėl konkretaus atvejo kreipkitės į savo įmonės teisininką arba personalo specialistą.
Geriausi mokymai administratoriams ir komandoms šia tema
Klientų aptarnavimas telefonu
Mokymai darbuotojams, tiesiogiai bendraujantiems su klientais: aptarnaujant, teikiant informaciją telefonu, valdant ir sprendžiant konfliktines situacijas ir pan.
Mokymai vadovams: "Emocinė inteligencija: nauda žmogui ir organizacijai"
Gebėdami suprasti ir valdyti savo bei kitų emocijas, vadovai patiria mažiau streso, efektyviau bendrauja su komanda ir klientais, formuoja sveikesnį kolektyvo klimatą.
Mokymai vadovams: "Vadovo komunikacija: 4 kanalai — 1 įvaizdis"
Kaip suderinti vadovo komunikaciją gyvai, telefonu, raštu ir socialiniuose tinkluose, kad visur skambėtų vientisas ir patikimas įvaizdis.