Žodis „sekretorė“ kilęs iš viduramžių „secretaries“ ir reiškia patikimą asmenį. Šiandien tokia profesija viena populiariausių. Sekretorės sąvoka dabartiniais laikais gana sudėtinga ir turi daugybę gradacijų – nuo vadovo sekretorės-padejėjos, sekretorės referentės, sekretorės-mokslininko, sekretorė-kolegės, agentūros-sekretorė, struktūrinio padalinio sekretorės ir t. t. Visa tai lemia pareigų ir teisių skirtumus, skirtingus reikalavimus išsilavinimui, profesionalumo įgūdžius (nuo specialisto su aukštojo mokslo diplomu iki vidurinio išsilavinimo, kai baigiami sekretorių kursai).
Iš dvidešimt populiariausių profesijų sekretorė-referentė užima devintą vietą, be to, prestižiškiausia ir perspektyviausia artimiausiems 5 metams ši profesija gavo maksimalų įvertinimą.
Per pastaruosius metus sekretorės-referentės profesija išgyveno reikšmingų pokyčių. Sekretorė dažnai siejama su įmonės vidaus ir išorės santykiais. Būtent sekretorė-referentė privalo būti pagrindiniu siūlu, siejančiu vadovą su pavaldiniais, darančia įtaką sprendimams ir gyvenimo instrukcijoms tarp vadovo ir jo verslo partnerių. Atsiliepiant telefonu, organizuojant susitikimus, susirinkimus, prezentacijas, perduodant svarbius dokumentus, sekretorė visuomet įvykių sūkuryje. Gera sekretorė gali padidinti savo vadovo darbo rezultatyvumą, bloga sekretorė, priešingai – sumažinti per pusę.
Nuo sekretorės profesionalumo lygio priklauso įmonės prestižas. Tokios savybės kaip komunikabilumas, pareigingumas, iniciatyvumas ir profesionalumas vadovui padės išvengti sunkumų ir gelbės sprendžiant problemas. Esant itin didelei konkurencijai, nedaug vadovų sau leidžia rinktis sekretorę tik pagal išvaizdą. Tokie reikalavimai, kaip ūgis, amžius ir per minutę klaviatūroje surenkamų simbolių kiekis, vis dažniau vietą užleidžia išsilavinimui, intelektui, komunikabilumui bei darbo stažui.
Šiandien visose išsivysčiusiose šalyse ruošiant sekretores išskirtinis dėmesys skiriamas profesionalios erudicijos tobulinimui, pasaulėžiūrai, lavinama savybė spręsti skirtingas darbo užduotis, taip pat emocionalus intelektas.
Atsiradus kompiuteriams, sekretorėms nebereikia rūpintis dokumentų registravimo, saugojimo paieška ir ruošimo procedūra, šios profesijos atstovo vaidmuo išaugo kaip organizatoriaus ir konsultanto. Iškilo nauji reikalavimai asmeninėms ir profesionalumo savybėms. Sekretorės pavadinimas įgavo naujų variacijų: asistentė, padėjėja bendrais klausimais, biuro administratorė, direktoriaus atstovė, biuro vadybininkė.
Šiuolaikinė sekretorė – iniciatyvus ir išmanus vadovo padėjėjas, turintis visus profesionalo įgūdžius, reikalingus darbui biure, kompetetingai priimantis sprendimus ir esant būtinybei gebantis perimti valdymą.
Galima išskirti keletą sekretorės pareigybių pavyzdžių:
Sekretorė telefonu – priima pranešimus ir konkrečius užsakymus, vadovo paliepimu perskambina įmonėms, didelėse kompanijose priima skambučius, sujungia su reikiamu asmeniu;
Techninė sekretorė – dirba su biuro technika (faksu, kopijavimo aparatu, skaneriu ir kt.), puikiai moka naudoti rusišką bei lotynišką klaviatūrą;
Priimamojo sekretorė (reception) – priima gaunamus laiškus ir faksus, taip pat pranešimus elektroniniu paštu, atsiliepia telefonu, peradresuoja skambučius į skyrius ar konkretiems darbuotojams, sutinka klientus;
Biuro sekretorė (skyriaus) – priima ir analizuoja gaunamą korespondenciją, vykdo vadovo ar jo įgaliotinio užduotis, renka dokumentų tekstus, pildo dokumentaciją, yra koordinatorius ir organizuoto biuro (skyriaus) darbo vadovas;
Biuro vadovo padejėja (personal assistant) – koordinuoja vieno ar dviejų vadovų užduotis, savarankiškai pildo dokumentus, ruošia medžiagą susirinkimams ir deryboms, verčia iš užsienio kalbų, rūpinasi vadovo komandiruotės reikalais;
Sekretorė-referentė – dešinioji vadovo ranka, specialistas ne tik sekretorės darbams, bet ir įmonės veiklos srityje. Savarankiškai gali priimti sprendimus. Darbas ne tik techninis, bet ir kūrybinis, atsakingas, tarkime, ataskaitų bei pranešimų ir kalbos paruošimas, kiti svarbūs dokumentai;
Referentas – dviejų-trijų veiklos sferų specialistas, turintis aukštąjį išsilavinimą, darbuotojas, ruošiantis vadovo sprendimus, analizuojantis situaciją, plėtojantis perspektyvius veiklos nurodymus, dalyvaujantis strategijų ir darbo taktikos plėtroje, dirbantis su literatūra, spauda, dokumentais. Paklūsta įmonės vadovui ir biuro- vadybininkui.
Sekretorių darbo įvertinimams galima išskirti tokias savybes: profesionalus meistriškumas, iniciatyvumas, organizuotumas, punktualumas, sąmoningumas, diplomatiškumas, gebėjimas saugoti tarnybines paslaptis, puiki atmintis, lojalumas.
Biuro-vadybininkas – užtikrina viso biuro darbą, ruošia prezentacijas, derybas, susirinkimus, rūpinasi transporto paslaugomis, ryšiais, aprūpina technika ir kanceliariniais reikmenimis, į jo pareigas gali būti įtraukta kadrų darbo tvarkymas (kai nėra kadrų skyriaus specialisto), atsakingas už patalpų švarą bei pietų kokybę. Biuro-vadybininkui gali paklusti sekretorės pamaininės, vairuotojai, virėjai, valytojos ir t. t.
Šių karjeros pakopų žinios yra stimulas ir galinga savirealizacijos jėga keliant kvalifikaciją, norint kopti karjeros laipteliais. Tai specializuoto aukšto lygio išsilavinimo, išskirtinių žinių gavimas šiuolaikinių informacinių technologijų srityje, valdymo ir ekonomikos pagrindai, verslo etikos, derybų valdymas, teisių žinojimas, užsienio kalbų mokėjimas ir t. t. Šis kelias sekretorei leidžia užimti daug aukštesnę pareigybių pakopą arba, priešingai – suteikia galimybę itin greitai pasiekti žemiausią. Tačiau pati sunkiausia šio kelio užduotis – pirmalaikis įsidarbinimas. Darbdaviai visiškai teisūs teigdami, jog penkeri metai mokslų nesuteikia tiek patirties ir žinių, kiek vieneri metai įtempto darbo.
Kokias savybes privalo turėti sekretorė?
- Suteikti profesionalų įvaizdį;
- Gerai rašyti ir kalbėti;
- Turėti puikią atmintį (taip pat ir veidų atmintį);
- Susidoroti su dideliais informacijos kiekiais, jos skirstymu;
- Sprendžiant konfidencialius klausimus būti atsargi ir apdairi;
- Tvarkingai prižiūrėti dokumentus, greitai rasti būtinus popierius;
- Mokėti teisingai forminti dokumentus, verslo susirašinėjimus;
- Kvalifikuotai naudotis biuro technika;
- Įsisavinti naujas kompiuterio programas;
- Būti energinga, rodyti iniciatyvumą;
- Gebėti atrasti supratimą su vadovu, kolegomis bei klientais;
- Palaikyti efektyvų vadovo ir biuro darbą;
- Išmanyti verslo etiketą, o dar geriau ir protokolą, priėmimų tipus.
Ekspertų nuomone
Sekretorėms biuro-vadybininkai visų pirmiausia siūlo didelę atsakomybę, pareigingumą, tikslo siekimą ir išlaikytą racionalų protą stresinėse situacijose. Žmogus privalo suprasti, kad tokio pobūdžio darbas daro įtaką ne tik rutininiam charakteriui (aiškiai apibrėžtas kasdienių pareigų skaičius laikui bėgant gali tik plėstis), bet ir sprendžiant iškilusias problemas iš specialisto reikalauja operatyvumo ir energingumo.
Sekretorės darbas dažnai konfliktuojančio pobūdžio, todėl kandidatas turi mokėti adekvačiai įvertinti situaciją ir esant būtinybei laikytis savo pozicijos arba nusileisti konfliktuojančiai pusei. Vertinant asmenines savybes, darbdaviai dėmesį kreipia į bendrą kandidato tinkamumą, jo gebėjimą savarankiškai organizuoti; pozityvus nusiteikimas ir profesionalūs įgūdžiai – kalbų mokėjimas, biuro technikos naudojimas, verslo pagrindų žinios, sugebėjimai dirbti su dideliais informacijos kiekiais.
Ne ką mažiau svarbu yra skonio suvokimas bei darbuotojo stiliaus pojūtis, juk sekretorė – kompanijos veidas, pirmasis, su kuriuo bendrauja strategiškai svarbūs partneriai, realūs ir potencialūs klientai. Neraštingas specialistas gali pabloginti įspūdį apie organizaciją ir paleisti perspektyvų klientą. Be to, nevertėtų pamiršti, jog norint įsidarbinti sekretore didelėje kompanijoje ar užimti biuro vadybininko vietą, praktiškai neįmanoma neturint aukštojo mokslo išsilavinimo diplomo.
Sekretorė – dalykiškos moters karjeros laiptelis… Paskutinis laiptelis!
Aš karštai siekiau tapti dalykiška moterimi. Dar mokykloje manęs dažnai klausdavo, kaip esu susijusi su generaliniu sekretoriumi. Gaila, bet niekaip. Labai norėjau tapti generaline sekretore. Ir štai aš sekretorė, deja, ne generalinė. Pasirodo, kad tokių nebūna, o jei ir būna, tai išauga ne iš sekretorių, o aš save laikau būtent tokia…
Moters karjeros augimo problemą ir „sekretorės laiptelio“ vaidmenį nuodugniai ir kruopščiai tyriau. Didžioji dalis merginų, su kuriomis mokiausi sekretorių kursuose, taip ir tebedirba sekretorėmis, kai kurios ištekėjo už savo vadovų ir tapo namų šeimininkėmis ir tik kelios iš jų pasiekė sėkmingos karjeros.
Per darbo metus gavau ne tik bazinį, bet ir įgyjau psicholinį išsilavinimą, vadybinį pasiruošimą, baigiau buhalterių kursus. Atėjo laikas, kai save galiu vadinti sekretore, bet kažkas neleidžia. Išaiškėjo, jog visi mano sugebėjimai, galimybės negali būti panaudoti asmeniniam tobulėjimui. Sekretorės pareiga viena – viršininkas turi jaustis gerai. Negalima vaikytis jokių kitų interesų (tarp jų ir savo asmeninių). Štai ir išeina, kad vadybininkas rūpinasi nurodymais ir tai daro organizacijos labui, dirba jai ir auga pats. Juristas rūpinasi įstatymiškai, vėlgi, organizacijos naudai, dirba jai ir auga pats. Buhalteris – organizacijai ir sau. Čia iškyla klausimas: kokiai būtent organizacijai jie dirba? Tai, kurios aukštesnė vieta ir kuri daugiau moka.
O sekretorė? Kam dirba ji? Čia ir svarbiausia, kad sekretorė dirba ne organizacijai, ne sau, o viršininkui. Jei JIS kažką sumąstė, galbūt net niekšybę, sekretorė turi tylėti arba išeiti. Viršininko pergalė – jo asmeninis nuopelnas, o pralaimėjimo atveju kalta lieka sekretorė.
Gerą sekretorę rasti sunku. O kaip galima ją sulaikyti? Išlaikyti mokytis, dovanoti dovanas, lepinti pinigėliais, patikėti pikantiškas paslaptis… Ar blogas gyvenimas? Be to, nuolat persekioja savęs sureikšminimo iliuzija, kas psichologiškai ramina, atpalaiduoja ir atima jėgas judėti toliau. Juk viskas paprasta. Sekretorės nieko nesukuria (išskyrus savo viršininką). Jos neturi patirties kažką kurti. Tie, kam pavyko iš šefo išgauti kažkokius kontaktus, seniai atidarė savo firmas arba atsigriebė už išdavystę. Jos netapo verslo moterimis tiesiogine žodžio prasme. Jos tarnauja JAM ir daugiau nieko nemoka. Akligatvis. Laipteliai pasibaigė. Kodėl neišeina? Kur? Priprato būti šalia viršininko. Rasti kitą? Jis bus toks pat, tik blogesnis. Gamtoje tai vadinama simbioze. O maža žuvelė pakliūna dideliam rykliui, kuris maitinasi tuo, kas užstringa jam tarp dantų, pati sugauti nieko nesugeba. Ji tampa nesavarankišku žmogumi, dažnai pavargsta…
Iš čia iškyla paprasta taisyklė: auga tas, kas tarnauja darbui, o dirbantis kito žmogaus augimui, pats nustoja vystytis!
Taigi, visi, kas turi proto, ryšių, idėjų ir gyvenimiškų jėgų – neikite dirbti sekretorėmis. Tai akligatvis, iš kurio nėra išėjimo. Tarnaukite kokiai nors veiklai, ieškokite savęs ir savo vietos. Sekretorės darbas tiems, kurie nieko nesugeba patys, išeities čia nėra. Ši pareigybė suvalgys jūsų svajones ir metus!
Kaip išvengti to, kad amžinai liksi sekretore
Sekretorės (ypač mažose įmonėse ir organizacijose) iš tikrųjų yra visavertės administratorės. Dažnai direktoriaus nuopelnai vienu ar kitu klausimu nustatomi jo sekretorės galimybėmis. Todėl daugelis vadovų, pereinančių į kitą darbą, kartu pasiima ir sekretores. Ir vis dėlto retai sekretorės gauna administratoriaus atlygį, dar rečiau tampa direktorėmis.
Viena iš priežasčių, kodėl taip lėtai sekretorės skatinamos yra ta, kad jos pačios visa savo esybe tvirtina, jog yra patenkintos savo padėtimi. Jei paklaustume, direktorius (tik kai kurie iš jų) savo sekretorių galimybes vertina aukščiau, nei iš tiesų. Jeigu apie tai būtų pasakyta sekretorėms, jos, ko gero, atsakytų, kad jų viršininkai turi būti kurti ir akli. Bet neretai taip ir yra…
Išvaizda
Dažnai vadovai mato, kad jų sekretorės vilki kelnes ir ant pečių užsimeta megztinį, kurio rankovės surištos ant krūtinės. Jei paklaustumėte pačią sekretorę, greičiausiai prisipažins, kad niekas kitas iš moterų, į kurių vietą ji tikisi patekti, sau tokios aprangos neleidžia. Dalykiškos moters taisyklė – renkis tokiu darbo stiliumi, į kurį tu pretenduoji. Daugelis mano, kad moteris, norinti pasiekti tarnybinės sėkmės, turi įtikti vyrams. Tai netiesa. Žinoma, nėra nieko blogo, jei moteris vilki kostiumą su kelnėmis. Vieni tyrimai parodė, kad toks kostiumas laimėjimų darbe neatneša. Kitas reikalas – puikus kostiumėlis su sijonu (geriausia iš natūralių audinių). Kai kurie mano, kad apranga darbe svarbiausia, kiti, priešingai, mano, jog rūbai neturi jokios reikšmės. Ir moteriai, ir vyrui darbinę sėkmę lemia protas, išsilavinimas, ambicingumas, siekiai.
Visgi moterys, tarnyboje dėvinčios vyriško stiliaus aprangą, dažnai atrodo žymiai mažesnės, o tai menkina jų autoritetą. Kai kurie vyrai mąsto, kad būtent tokia apranga daro moteris ypač patrauklias, bet kitus vyrus jos paprasčiausiai atstumia. Kalbama čia jau ne apie autoritetą. Tyrimai parodė, kad moterys daugeliu atvejų lyg specialiai rengiasi taip, kad netektų darbo. Moters aprangos trys pagrindinės klaidos: pasitiki mados industrija, visiškai parenkančia ir nustatančia jų aprangą; linkusios perdėti savo patrauklumo svarbą; socialinei kilmei leidžia daryti įtaką aprangos manierai. Įvairūs tyrimai nustatė, kad svarbiausias dėmesys verslo moters aprangoje privalo būti skiriamas kostiumėliui su sijonu.
Iš pradžių pakalbėkime apie suknelę. Darbe priimtiniausia suknelė ilgomis rankovėmis. Be to, autoritetingiausia yra pilkos spalvos su smulkiomis linijomis. Tinkamiausios spalvos – tamsiai mėlyna, kaštoninė-rusva, balintos kavos, tamsiai ruda, pilka, sodriai ar švelniai mėlyna. Mažiausiai tinkamos suknelės spalvos – žalia, oranžinė, šviesiai kaštoninė, ryškiai gelsva, purpurinė, švelniai žydra, rožinė, ryškiai raudona.
Tuo tarpu vyrams idealiausios spalvos yra švelniai gelsvos, balintos kavos, tamsiai mėlyna, juoda, balta, kaštoninė-rusva, raudona, švelniai rožinė. Pačios netinkamiausios – pilka, ryškiai geltona, oranžinė, levandų spalvos.
Taigi, tamsiai ruda spalva, o taip pat kaštoninės ir balintos kavos spalvos tinkamiausios tiek darbo suknelei, tiek norint sukelti vyrų susidomėjimą. Šie atspalviai rekomenduojami tada, kai po darbo numatomi verslo susitikimai ar, priešingai, susitikimai ne darbo reikalais, kuomet nėra laiko persirengti. Visi aukščiau išvardyti aprangos atspalviai skirti vienspalvei medžiagai, neturinčiai piešinėlių. Vienspalvė medžiaga dalykinei suknelei tinkamesnė. Galima teigti, jog dalykinio kostiumėlio tipui leidžiama išimtis – smulkių linijų ir žirnelių, pilkų bei pilkšvai mėlynų tonų.
Dalykinei aprangai itin tinka minėtų atspalvių suknelė su švarkeliu.
Visgi dalykinės aprangos pagrindas – sijonas ir švarkelis (arba palaidinė).
Megztinį darbe rekomenduojama vilkėti kuo rečiau.
Apie plaukus. Svarbiausia, ką turi žinoti moteris yra tai, kad šukuosena visuomet turi būti tvarkinga. Ji negali atrodyti iššaukiančiai, trikdyti aplinkinių ar bendradarbių. Tūkstantmečiais moterys dažė plaukus, kad atrodytų jaunesnės ir gražesnės. Psichologiniu aspektu tamsūs plaukai sukelia protingą įvaizdį, šviesūs, žinoma, populiarumą.
Makiažas. Besirūpindamos savo išvaizda, prieš veidrodį „piešdamos“ didžiules akis ir jausmingas lūpas, nepersistenkite. Nereikia naudoti ryškiai pastebimų atspalvių, šešėlius rinktis ramesnių spalvų, veido bruožus paryškinti santūriai ir atsargiai, neperlenkiant lazdos.
Jei nešiojate akinius. Tinkamai parinkti akiniai veidui suteikia dalykinę išvaizdą ir kelia autoritetą. Rėmeliai turi būti plastmasiniai arba natūralūs, vidutinio dydžio. Brunetėms siūloma rėmelius derinti pagal plaukų spalvą. Šviesiaplaukėms ar kaštoninių plaukų savininkėms geriau vengti rėmelių, kurių spalva artima jų plaukų spalvai; joms rėmeliai tiks rudų atspalvių. Žinia, kad moteris tamsintais akiniais kelia nepasitikėjimą, todėl darbe jų geriau nenešioti.
Taip pat svarbu atminti, kad nuo nuotaikos priklauso darbo produktyvumas ir tarpusavio bendravimas. Ji savo ruožtu priklauso nuo kasdienių aplinkybių ir gebėjimo valdyti emocijas. Išmokite kontroliuoti savo elgesį bet kokiose situacijose. Būkite mandagios, šypsokitės žmonėms, stenkitės palaikyti ne tik savo gerą nuotaiką, bet ir aplinkinių – tuomet sėkmė bus garantuota.
Šaltinis: Pačiolis – Biuro administravimas
Geriausi mokymų, seminarų, kursų ir tyrimų pasirinkimai šia tema:
Užsisakykite Mokymus: „Dalykinio bendravimo įgūdžių tobulinimas: 3 in 1”
Mokymai: „Vidurinės grandies vadovų kompetencijos stiprinimas”
Ši mokymų programa apima viduriniosios grandies vadovų mokymą, stiprinant jų vadovavimo ir lyderystės kompetenciją, aktualizuojant būtent šiai vadovų grandžiai kylančius iššūkius ir situacijas…
