Daugelyje įmonių šventės – įprastas dalykas. Ką įmonė švenčia, priklauso nuo jos specifikos, susiklosčiusių tradicijų, darbuotojų tarpusavio santykių ir pan.
Įmonių šventės gali būti įvairaus pobūdžio, pavyzdžiui, kompanijos veiklos jubiliejus, atidarymas, verslo susitikimai, priėmimai, pobūviai, tradicinės kompanijos šventės, teminiai vakarai, vakaronės, Kalėdos ar kitos metų šventės, produktų ar paslaugų pristatymai, apdovanojimų ceremonijos.
Įmonės šventės – kertinis komandos kūrimo akmuo
Tokius renginius galima laikyti marketingo ir ryšių su visuomene priemone, kuri padeda kompanijoms siekti įvairių tikslų: bendrauti su reikalingais žmonėmis, kurti santykius tarp produkto ir kliento, formuoti jo nuomonę, kurti ir palaikyti įmonės įvaizdį, formuoti darbuotojų motyvaciją ir kompanijos vertybes.
Galima organizuoti vidinius ir reprezentacinius renginius, kuriuose jų vadovams, darbuotojams, partneriams, klientams ir kitiem svečiams atsiranda proga bendrauti neformalioje aplinkoje, susipažinti su teikiamomis paslaugomis ir tiekiamais produktais, aptarti bendradarbiavimo galimybes.
Įmonių švenčių ištakas galima sieti su pirmykščių medžiotojų pasisėdėjimais prie laužo po sėkmingos medžioklės. Nuo seniausių laikų iki šių dienų išliko vienas svarbiausių ir pagrindinių tokių renginių bruožų – tai žmonių kolektyvas, suvienytas bendros idėjos ir įvykių, prie kurių kiekvienas jo narys vienaip ar kitaip yra prisidėjęs. Neverta aptarinėti, kaip šie pasisėdėjimai kito per amžius (įvairūs religiniai, apeiginiai ir pan. renginiai), nes jie turėjo kiek kitokią prasmę ir reikšmę.
Gal dar būtų galima prisiminti masonų ložės susirinkimus, kurie turėjo šiek tiek panašių bruožų į dabartinius bendrovių renginius. Dabartinį pobūdį šie renginiai įgavo ir sparčiai ėmė plisti XIX–XX a. Europoje ir Amerikoje. Tai susiję su bendru demokratijos vystymosi procesu. Tuo metu įmonių savininkai pradėjo suvokti motyvacijos reikšmę ir įtaką verslui.
Žmogus, dirbantis ne tik dėl duonos kąsnio, bet ir dėl „idėjos”, dirba efektyviau ir padeda pasiekti didesnį pelną. Šis suvokimas padėjo vystytis motyvacijos sukūrimo metodams ir priemonėms. Viena tokių priemonių ir tapo bendrovių šventės. Mūsų laikais šios šventės – tai kertinis komandos kūrimo (angl. team building) akmuo ir vienas reikšmingiausių įvykių įmonės gyvenime.
Kam reikalinga įmonės šventė? Šie renginiai visų pirma reikalingi draugiškai atmosferai kolektyve sukurti, žmogiškiems ryšiams tarp jo narių užmegzti ir lengviau pajusti kiekvieno nario indėlį, siekiant bendro tikslo. Šventė taip pat turi ir „pasiekimų fiksavimo” funkciją – pademonstruoti konkurentams, partneriams ir sau, „kokie mes puikūs”. Pagal šiuos bruožus bendrovių renginius galima suskirstyti į vidinius ir išorinius.
Įmonių šventes galima suskirstyti ir į kitas dvi kategorijas: pirma, pagal jų ideologiją, tikslą, kurio jas organizuojant siekiama, ir antra, pagal renginio tipą.
Ideologiniai renginiai gali būti skirti:
- darbuotojams (tikslas – „komandos kūrimas”);
- partneriams, klientams, valstybės veikėjams ir pan. („pasiekimų fiksavimas”, ryšių su partneriais stiprinimas ir pan.).
Pagal renginio tipą jie gali būti:
- banketai;
- užmiesčio išvykos;
- šeimyniniai renginiai (Family day – labai populiarūs užsienio kompanijose);
- konceptualūs renginiai;
- pristatymai.
Šių renginių sėkmę lemia keletas veiksnių:
- vietos parinkimas;
- pobūvio meniu;
- renginio vedėjas;
- techninis aprūpinimas;
- programos sudarymas;
- aplinkos papuošimas.
Šiuo metu Lietuvoje veikia daug įvairių firmų, siūlančių savo paslaugas, organizuojant šventę nuo pakvietimų išsiuntinėjimo iki svečių išvežiojimo renginiui pasibaigus. Tačiau kai kurios įmonės negali ar nenori kreiptis pagalbos į tokias firmas ir mėgsta šventes organizuoti savo jėgomis.
Tapti tokio renginio organizatoriumi gali kiekvienas įmonės darbuotojas. Tačiau pageidautina, kad tai būtų darbuotojas, gerai pažįstantis kolektyvą, turintis darbuotojų kontaktinius duomenis ir galintis lengvai su visais susisiekti, taip pat puikiai išmanantis etiketą, raštvedybą (teks rašyti kvietimus) ir kt. Dažniausiai įmonėse toks žmogus yra sekretorė ar biuro administratorė.
Pirmas klausimas, į kurį turėtų atsakyti organizatoriumi tapęs žmogus, – ar apskritai reikalinga kokia nors programa rengiamoje šventėje. Daugeliu atvejų atsakymas gali būti – ne, nereikia, nes dažnai tai gali tik sutrukdyti smagų kolegų pasisėdėjimą.
Tačiau tai tinka tik šeimyniniams suėjimams arba mažam (10–15) ir labai draugiškam žmonių kolektyvui, kur smagiausia yra pašnekesiai ir tarpusavio bendravimas. Bet tai išimtys. Kitais atvejais gerai parengta programa, puikus vedėjas ir t. t. padeda suvienyti kolektyvą ir netgi pralinksmina paniurėlius, padeda sukurti tam tikrą nuotaiką, o tokiose šventėse teigiamas nusiteikimas ir gera nuotaika yra svarbiausia.
Nebūtina aptarinėti konkrečių renginių, nes jų „pagrindai” yra tie patys. Pirma: vietos parinkimas. Kol kas nekalbėsime apie meniu, biudžetą ir pan., vienintelis dabar svarbus dalykas yra programos organizavimo techninės galimybės (aparatūros pajungimas, scena, stalų ir kėdžių išdėstymas ir t. t.).
Gerai jas išanalizavus, galima parinkti programos žanrą. Jeigu norime sukurti linksmą nuotaiką, turime ieškoti „lengvų” žanrų – estradinis šou, varjetė, kabaretas ir pan. Tinka kiekvienas žanras, nereikalaujantis didelio susikaupimo. Gali iškilti klausimas, kodėl programa turi būti nesudėtinga. Atsakymas – tai ne koncertas, o tik programa, kuri lydi šventę ir ją papildo.
Labai svarbu yra ir salės papuošimas. Jis padeda sukurti šventišką nuotaiką. Puošti galima įvairiai – balionais, gėlėmis, girliandomis ir t. t. Taip pat svarbus ir salės apšvietimas. Labai puiku, jei yra galimybė patalpą apšviesti diskotekose naudojamomis šviesomis. Prisiminkite naktinius klubus, estradinius teatrus ir pabandykite įsivaizduoti juos, apšviestus „namine” šviesa. Dingsta šventiška ir karnavalinė atmosfera.
Labai didelę reikšmę šventės sėkmei turi gera garso aparatūra ir profesionalus vedėjas. Tačiau dažniausiai jiems skiriama per mažai dėmesio. Jeigu renginio biudžetas nedidelis, geriau atsisakyti kažko kito. Turėti gerą aparatūrą svarbu dėl keleto priežasčių:
- kalbėti į mikrofoną vedėjui ir visiems pasisakantiems daug paprasčiau, negu stengtis šaukti, kad būtum išgirstas;
- suteikiama galimybė pasirodyti artistams,
- užpildomos pauzės fonine muzika;
- galima organizuoti garsinius papildymus;
- organizuoti šokius ir reaguoti į svečių užsakymus.
Nuo vedėjo asmeninio žavesio ir profesionalumo taip pat labai priklauso šventės sėkmė. Jis yra tarsi siūlas, jungiantis šventę. Sakomų tostų seka, scenarijus, sveikinimai, konkursai – visa tai yra vedėjo rankose. Vedėjo funkcija labai plati ir svarbi, tam reikėtų atskiro straipsnio.
„Paruošus” salę, galima pereiti prie renginio scenarijaus. Paprasčiausios kiekvieno šventės dalys yra pradžia ir pabaiga. Svarbiausia – gerai užpildyti „vidurį”, kad nebūtų pauzių ir svečiams netektų nuobodžiauti. Pirmiausia reikia numatyti svečių rinkimosi laiką. Žinoma, bus vėluojančiųjų, todėl susirinkimui reikia skirti pusvalandį.
Tačiau susirinkusieji neturėtų nuobodžiauti, todėl reikia iš anksto pagalvoti, kuo juos užimti. Galima suruošti, pavyzdžiui, sutikimo vaišes (angl. welcome drink): aperityvas, vaisiai. Svarbu, kad nuo pirmųjų akimirkų būtų kuriama šventinė atmosfera: gali groti lengva muzika, galima kiekvienam svečiui įteikti mažą dovanėlę ar pan.
Muzikos stilių geriausia parinkti pagal svečių skonį. Tai gali būti smuikininkų kvartetas, grojantis populiariąją klasiką, diksilendas, pučiamųjų orkestras ir t. t., tik ne „vestuvinis” ansamblis.
Susirinkus svečiams, vakaro vedėjas pradeda programą ir trumpai ją pristato. Pasisakyti pirmiesiems suteikiamas žodis įmonės vadovams. Programa gali būti sudaryta iš 3–4 dalių po 20–30 minučių, o pertraukos tarp jų – apie 15–20 minučių. Per pirmąsias dvi pertraukas gali groti svečius pasitikęs kolektyvas, vėliau reikėtų pereiti prie šokių muzikos.
Kiekvieną dalį gali sudaryti keli numeriai. Variantų yra daug ir įvairių. Dažniausiai dalis pradedama ir užbaigiama šokiu (baletas, pramoginių šokių pora ar pan.). Tarp jų gali būti žongliravimas, vokalinis numeris, vaidinimas ar pan. Tarp numerių pasisako vedėjas: sako tostus, suteikia žodį vakaro dalyviams, rengia konkursus, loterijas ir pan.
Tačiau nereikia skubėti rengti įvairių konkursų: turi būti praėjusi maždaug valanda nuo renginio pradžios, nes svečiams reikia laiko apsiprasti ir pralinksmėti. Pati svarbiausia yra paskutinė renginio dalis, todėl ji turi būti įspūdingiausia. Tai gali būti ypatinga dovana, fejerverkai, žvaigždės pasirodymas.
Galimi ir visi variantai kartu, tik svarbiausia nepersistengti.
Programa su pertraukomis ir šokių pauzėmis turėtų tęstis ne ilgiau kaip 3–3,5 valandos. Kaip rodo daugelio renginių patirtis, programos metu pralinksmėję žmonės toliau nori šokti ir bendrauti tarpusavyje. Po programos kai kas išeis namo, o patys ištvermingiausi linksminsis dar 2–3 valandas. Visas renginys gali trukti apie 5–6 valandas.
Tačiau tai tik programos pavyzdys, galimi įvairūs scenarijaus variantai.
Kiekvienu konkrečiu atveju programa kuriama, atkreipiant dėmesį į:
- šventės progą;
- šventės vietą;
- svečių skaičių;
- svečių amžių;
- vyrų ir moterų santykį;
- socialinį statusą.
Tik atsižvelgus į visus šiuos faktorius galima sukurti tikrai sėkmingą programą.
Kiti labai svarbūs dalykai, kurie turi būti kruopščiai apsvarstyti, – tai šventės meniu ir salės dydis. Jeigu šventė nėra teminė (pavyzdžiui, alaus šventė), reikia pasistengti parinkti kuo įvairesnių patiekalų, kad būtų lengviau įtikti įvairiems skoniams (nepamirškite ir vegetarų).
Renginio salė turi būti ne per didelė, nors, žinoma, puiku, jei bus daug vietos norintiems šokti, bet didelėje salėje svečiai išsibarsto ir gali būti nejauku pradėti bendrauti. Per maža salė, priešingai, greičiau sutelkia svečius, bet atsiranda daug problemų norintiems pašokti: trūksta oro, mindžiojamos kojos ir stumdomi stalai.
Jeigu pokylio salę nuomojate, būtinai pasidomėkite, kas vyks kitose salėse, kad nepakliūtumėte į svetimos kompanijos šventę ir nebūtumėte priversti dalyvauti ne savo programoje. Aplinkos jaukumą ir saugumą būtina užtikrinti iš anksto. Nepamirškite iš anksto pasirūpinti ir transportu, jeigu prireiktų svečius išvežioti į namus.
Artėjant Kalėdoms, dabar jau pats laikas pradėti galvoti apie šventę jūsų įmonėje, nes kuo mažiau laiko liks, tuo daugiau įtampos ir pinigų tai kainuos.
Kalėdiniai ir naujametiniai pobūviai dažniausiai labai mėgstami daugumos kolektyvų. Kaip minėta, bendri šventės organizavimo bruožai ir svarbiausi principai išlieka tie patys, tačiau Kalėdos – stebuklų metas, todėl galimi įvairūs netikėtumai. Kalėdiniai pobūviai skiriasi nuo kitų švenčių tuo, kad jiems reikia daugiau puošnumo, karnavalo elementų, paslaptingumo, o kartais gal ir vaikiškumo. Iš anksto reikia pagalvoti ir apie šventės vietą, nes gali nepavykti išsinuomoti norimų patalpų.
Visada smagu, kai vyksta karnavalai, todėl iš anksto reikėtų nuspręsti: ar organizuosite teminį vakarą, ar puošitės kaukėmis, ar rengsitės puošniais vakariniais drabužiais. Nuo to, žinoma, priklausys ir programos scenarijus. Kadangi tai ir metų pabaiga, galima parengti metų įvykių apžvalgą, prisiminti reikšmingiausius.
Tai galima pateikti įvairiais būdais. Pavyzdžiui, multiterpine aparatūra galima pademonstruoti nuotraukas, kuriose užfiksuotos smagiausios ir reikšmingiausios metų akimirkos. Jeigu nuspręsite organizuoti teminį vakarą, temą reikėtų parinkti kartu su kolektyvu.
Galima pasiūlyti kolegoms ant lapelių parašyti įvairias temas, o paskui balsuojant išrinkti labiausiai patikusią. Vis dar labai populiarios temos – „Tūkstantis ir viena naktis” (rytietiškais motyvais), retro, spalvos (juoda–raudona ar pan.) ir t. t. Pasirinkus temą, reikėtų prie jos derinti aplinką, atitinkamą muziką, programą ir kt.
Kiekviename suaugusiame vis dar gyvena linksmas, mėgstantis išdaigas vaikas, kuris tik ir laukia progos pasiausti. Todėl nereikia bijoti konkursų, žaidimų ir visokiausių linksmybių. Kuo žaismingesnė ir linksmesnė atmosfera, tuo greičiau visi įsijungs į šventę. Būkite drąsūs ir suteikite laisvę savo fantazijai.
Šaltinis: Pačiolis – Biuro administravimas
