Kai reikia dirbti nuotoliniu būdu (namuose, viešbutyje ar kavinėje) su savo ar išorinės komandos kolegomis, jums gali puikiai pasitarnauti visa eilė internetinių grupinio darbo priemonių (paslaugų), kurios ženkliai palengvina ir pagreitina darbą, padidina jūsų ir komandos produktyvumą. Didžioji dalis šių paslaugų yra visiškai arba iš dalies nemokamos (esant tam tikroms sąlygoms).
Šiuo straipsniu siekiu pristatyti rinkoje siūlomų grupinio darbo priemonių galimybes. Žemiau pateiktos grupinio darbo paslaugos ar programinės priemonės yra sureitinguotos pagal populiarumą ar paplitimą rinkoje. Svarbu paminėti, jog siekiant pasirinkti Jums labiausiai tinkančią priemonę, verta apžvelgti visas alternatyvas, nes jų pritaikymas skirtas vienokiai ar kitokiai grupinio darbo veiklai.
1. Grupinio susirašinėjimo programos (Messenger)
Slack . Grupinio susirašinėjimo paslauga, skirta komandiniam darbui. Kiekvienai temai galima sukurti atskirą “kambarį”. Kiekvienas komandos narys gauna pranešimus tik apie tas žinutes, kurios nukreiptos asmeniškai jam. Tokiu būdu galima efektyviai valdyti informacijos srautus komandos viduje. Paslauga turi integraciją su galybe išorinių servisų.
Alternatyvos
2. Ofiso paketas nuotoliniam darbui
Google dokumentai, lentelės, prezentacijos. Google siūlo didžiausią servisą dirbant su office formato failais. Kiekvienam vartotojui prieinama 15 GB disko talpa dokumentams saugoti. Norint daugiau talpos ar dar daugiau servisų grupiniam darbui, galima užsisakyti Google produktą “G Suite”. Viena pagrindinių Google dokumentų funkcijų yra ta, kad vienu metu prie to paties dokumento gali dirbti keli asmenys.
Alternatyvos
3. Paslauga įvairiems užrašams
OneNote. Google dokumentai nėra itin patogūs norint naudoti savo darbe užrašus, įvairius pasižymėjimus. Tai geriausiai atlieka Microsoft OneNote.
Alternatyvos
4. Užduočių valdymo įrankis
Todoist. Kad vadovas galėtų efektyviai valdyti nutolusią komandą, jam reikalingas patogus instrumentas užduočių delegavimui. Todoist yra vienas iš geriausių šioje kategorijoje. Šis įrankis leidžia greitai pridėti darbus, tvarkyti juos pagal sąrašus ir prioritetus, nurodyti atlikimo laiką ir priskirti atsakingus asmenis. Žymių ir filtrų pagalba lengva orientuotis didelėje gausybėje užduočių, o aktyvumo istorijos pagalba lengva kontroliuoti darbų eigą.
Alternatyvos
5 Projektų valdymo įrankis
Asana. Užduočių valdymo įrankiai yra patogūs operatyviam delegavimui, tačiau ne visada tinkami sudėtingiems darbų procesams valdyti. Strateginiam valdymui labiau tinka tokios programos kaip Asana. Šis įrankis leidžia skirtingais būdais planuoti ir struktūruoti užduočių srautą. Kiekvienas darbuotojas aiškiai mato savo užduotis ir jų atlikimo laiką. O vadovas gali lengvai sekti progresą ir stebėti bendrą projekto vaizdą.
Alternatyvos
6 CRM – klientų valdymo programa (angl. Customer Relationship Management)
HubSpot – tai vienas pilniausių (pilno funkcionalumo) nemokamų sprendimų rinkoje. Kaip ir kiekvienas CRM, jis leidžia: įvesti visą įmanomą informaciją apie klientus ir pardavimo sutartis, vykdyti susirašinėjimus su klientais, planuoti susitikimus ir skambučius su klientais, taip pat galima integruoti su įmonės interneto svetaine ir per formas rinkti klientų užklausas, vėliau jas apdoroti ir t.t.
Alternatyvos
7. Kanban lenta projektams valdyti
Trello – Kanban – tai populiari metodologija valdyti projektus. Metodologija pasižymi tuo, kad kiekviena užduotis praeina tam tikrą etapą: pavyzdžiui, “Planuojama”, “Svarstoma”, “Vykdoma”, “Pabaigta”, “Nutraukta”. Dažniausiai šie etapai atvaizduojami lentose, tarp kurių yra kilnojamos užduočių lentelės. Kadangi tai yra labai patogus būdas atvaizduoti darbinį procesą, todėl dauguma paslaugų skirtų projektams valdyti vienaip ar kitaip stengiasi turėti Kanban elementų. Geriausiai ši metodologija realizuota programoje Trello. Programa pasižymi didžiausiu paprastumu ir geriausiu atvaizdavimu, tačiau gali neturėti jums reikalingo funkcionalumo, jei valdote sudėtingus projektus. Programoje užduočių srautas pateiktas labai supaprastintai ir aiškiai.
Alternatyvos
8. Minčių žemėlapis
MindMeister. Minčių žemėlapis yra scheminis procesų ar idėjų atvaizdavimo būdas, palengvinantis informacijos suvokimą. Tokia forma galima pateikti bet ką: nuo projekto plėtros strategijos iki minčių lietaus sesijos rezultatų. Kolektyviniam darbui su minčių žemėlapiais reikia specialaus redaktoriaus.
Geras pasirinkimas yra „MindMeister“ paslauga. Ji siūlo daugybę šablonų ir patogius įrankius duomenims vizualizuoti. Su juo galite greitai piešti bet kokio sudėtingumo minčių žemėlapius.
Alternatyvos
- Mindomo
- Pagrindinės funkcijos:
- Intuityvi sąsaja: lengvai naudojama ir suprantama net pradedantiesiems.
- Įvairūs šablonai: galite rinktis iš daugybės paruoštų šablonų, pritaikytų skirtingiems tikslams, pvz., projektų planavimui, problemų sprendimui ar idėjų generavimui.
- Bendradarbiavimas realiu laiku: galite dirbti kartu su kitais žmonėmis prie to paties „minčių žemėlapio“ realiu laiku.
- Multimedijos įterpimas: galite įterpti vaizdų, vaizdo įrašų, nuorodų ir pastabų į savo „minčių žemėlapius“.
- Eksportas į įvairius formatus: galite eksportuoti savo „minčių žemėlapius“ į įvairius formatus, pvz., PDF, PNG ir JPG.
- Papildomos funkcijos:
- Privačios ir viešos „minčių žemėlapiai“: galite kurti privačius „minčių žemėlapius“ tik sau arba viešus, kuriuos gali peržiūrėti kiti.
- Komentarai ir užduotys: galite palikti komentarus ir užduotis kitiems „minčių žemėlapio“ bendradarbiams.
- Integracija su kitomis programomis: „Mindomo“ galima integruoti su kitomis programomis, pvz., „Google Drive“ ir „Dropbox“.
- Naudojimo sritys:
- Projektų planavimas: galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad suplanuotumėte savo projektus, nustatytumėte užduotis ir terminus.
- Problemų sprendimas: galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad identifikuotumėte problemas, analizuotumėte priežastis ir rastumėte sprendimus.
- Idėjų generavimas: galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad generuotumėte naujas idėjas ir jas apgalvotumėte.
- Mokymasis: galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad geriau išmoktumėte naują medžiagą ir ją apibendrintumėte.
- Rekomenduojama:
- Ieškantiems lengvai naudojamo ir intuityvaus „minčių žemėlapių“ kūrimo įrankio.
- Norintiems dirbti kartu su kitais žmonėmis prie „minčių žemėlapių“ realiu laiku.
- Reikalingiems įterpti vaizdus, vaizdo įrašus ir nuorodas į savo „minčių žemėlapius“.
- Norintiems eksportuoti savo „minčių žemėlapius“ į įvairius formatus.
- Pagrindinės funkcijos:
- MindMup
- Pagrindinės funkcijos:
- Intuityvi sąsaja: Lengvai naudojama ir suprantama net pradedantiesiems.
- Nereikalinga registracija: Galite pradėti kurti „minčių žemėlapius“ iškart, be registracijos ar paskyros kūrimo.
- Realus laikas: Galite dirbti kartu su kitais žmonėmis prie to paties „minčių žemėlapio“ realiu laiku.
- Įvairūs šablonai: Galite rinktis iš daugybės paruoštų šablonų, pritaikytų skirtingiems tikslams.
- Multimedijos įterpimas: Galite įterpti vaizdų, vaizdo įrašų ir nuorodų į savo „minčių žemėlapius“.
- Eksportas į įvairius formatus: Galite eksportuoti savo „minčių žemėlapius“ į įvairius formatus, pvz., PDF, PNG ir JPG.
- Papildomos funkcijos:
- Privačios ir viešos „minčių žemėlapiai“: Galite kurti privačius „minčių žemėlapius“ tik sau arba viešus, kuriuos gali peržiūrėti kiti.
- Komentarai ir užduotys: Galite palikti komentarus ir užduotis kitiems „minčių žemėlapio“ bendradarbiams.
- Integracija su kitomis programomis: „MindMup“ galima integruoti su kitomis programomis, pvz., „Google Drive“ ir „Dropbox“.
- Naudojimo sritys:
- Projektų planavimas: Galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad suplanuotumėte savo projektus, nustatytumėte užduotis ir terminus.
- Problemų sprendimas: Galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad identifikuotumėte problemas, analizuotumėte priežastis ir rastumėte sprendimus.
- Idėjų generavimas: Galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad generuotumėte naujas idėjas ir jas apgalvotumėte.
- Mokymasis: Galite naudoti „minčių žemėlapius“, kad geriau išmoktumėte naują medžiagą ir ją apibendrintumėte.
- Rekomenduojama:
- Ieškantiems lengvai naudojamo ir nemokamo „minčių žemėlapių“ kūrimo įrankio.
- Norintiems dirbti kartu su kitais žmonėmis prie „minčių žemėlapių“ realiu laiku.
- Reikalingiems įterpti vaizdus, vaizdo įrašus ir nuorodas į savo „minčių žemėlapius“.
- Norintiems eksportuoti savo „minčių žemėlapius“ į įvairius formatus.
- Pagrindinės funkcijos:
- Coggle
- Galimybė dirbti kartu su kitais realiu laiku.
- Neribotas skaičius privačių „minčių žemėlapių”.
- Integruota su Google Drive ir Dropbox.
- Galite pridėti komentarų ir užduočių.
- MindOnMap
- Paprasta ir intuityvi sąsaja, tinkanti pradedantiesiems.
- Galite rinktis iš įvairių šablonų ir temų.
- Galima pridėti vaizdų, nuorodų ir pastabų.
- Eksportuoti į PDF, PNG ir JPG formatus.
- Freemind
- Atviro kodo programa, kurią galima atsisiųsti ir naudoti neprisijungus.
- Galinga ir lanksti, su daugybe funkcijų.
- Galite kurti hierarchinius „minčių žemėlapius” su šakomis ir pošakėmis.
- Eksportuoti į įvairius formatus, įskaitant HTML, PDF ir SVG.
- Aspose Diagram Tai internetinė programa, leidžianti jums kurti minčių žemėlapius. Galite sukurti ir dalintis savo minčių žemėlapiais, o jie bus prieinami iš bet kurio įrenginio.
9. Debesų saugykla
Google diskas. Debesų saugyklų paslaugas teikia labai daug tiekėjų, tačiau Google diskas – vienareikšmiškai yra lyderis.
Alternatyvos
10. Video konferencijų paslauga
Zoom. Šios paslaugos tiekėjų lyderis yra ZOOM. Jis ne tik garantuoja saugų video ryšį, bet tuo pačiu leidžia organizuoti konferencijas, dalintis skaidrėmis, video ir bet kuria kita medžiaga, išsaugoti vaizdo ryšio įrašus ir daugybę kitų funkcionalumų, priklausomai nuo pasirinkto plano.
Alternatyvos
11. Ekrano vaizdo fotografavimo programa
LightShot. Ši programa ar jos alternatyva galėtų būti labai naudinga komandiniame darbe. Juk sakoma, kad tai, ką matai, kartais kitiems yra geriau vieną kartą parodyti nei 100 kartų papasakoti. Nors kiekvienas kompiuteris turi “Print Screen” mygtuką, tačiau LightShot programa šią funkciją pakelia visai į kitą lygį ir leidžia naudoti grupiniam darbui.
Alternatyvos
12. Darbo laiko sekimas ir analizė
Timely. Laiko stebėjimo priemonės padeda sekti, kiek laiko jūsų komandos kolegos praleidžia atlikdami konkrečias užduotis. Timely tai daro automatiškai. Pirmiausia turite būti prisijungę prie kokios nors grupinio darbo programos, tokių kaip „Trello“, „Asana“ ar „Todoist“. Po integracijos, „Timely“ pradės analizuoti konkrečių kolegų veiksmus su priskirtomis užduotimis, o laiko juostoje bus atspindėti praleisto laiko rezultatai. Vienintelis minusas yra tas, kad ši programa yra mokama, ir kaina prasideda nuo 50$. Geriausia nemokama alternatyva yra programa Toggl.
Alternatyvos
13 Pasaulio laikrodis
World Time Buddy. Kai darbuotojai dirba skirtingose laiko juostose, tokios paslaugos kaip „World Time Buddy“ supaprastinta darbą. Dar nebuvo taip paprasta suderinti bendrą konferencijų laiką.
Alternatyvos
14 Nuotolinė pagalba prisijungiant prie nutolusio kompiuterio
TeamViewer yra viena iš populiariausių dalijimosi prieigų prie kito kompiuterio ar mobilaus įrenginio paslaugų. Palaiko vaizdo ryšį ir turi integraciją su „Google Drive“, „OneDrive“ ir kitomis debesų saugyklomis, dėl to galite dalintis ir failais. Tai ideali pagalbos priemonė kolegoms ar artimiesiems, kuriems kyla problemų darbuojantis su kompiuteriu ar konkrečia programa. Jūs prisijungiate prie nutolusio kompiuterio kaip prie savo ir galite išspręsti visas problemas. Asmeniniam naudojimuisi ši programa nemokama.
Alternatyvos
Straipsnį parengė:
Aras Mileška
Manager.LT Akademija
