Neretai mėnesio pabaigoje, prieš ataskaitų rengimą, komandiruotę ar ruošiantis akcininkų susirinkimui, reikia atlikti daug darbų, o laiko trūksta, nėra iki galo aiškūs reikalavimai ar turima ne visa informacija, reikalinga užduočiai atlikti. Kaip veikti, kai „spaudžia terminai”?
Tokiais atvejais reikia ypač susitelkti, tačiau aplinkybės paprastai būna tam nedėkingos: tuo metu kaip tik jaučiamės per daug pavargę, spaudžiami iš išorės (vadovo, verslo partnerių, bendradarbių ar klientų), kyla įtampa suvokiant, kad reikalavimai yra per dideli, o ištekliai (laiko, galimybių ir pan.) per maži, kad užduotys būtų atliktos laiku ir sėkmingai.
Darbo gausa ir per dideli reikalavimai iš aplinkos gali daryti teigiamą poveikį – tokios situacijos padeda atskirti svarbius dalykus nuo mažiau svarbių ar net beverčių. Kai profesinėje srityje juntama įtampa ir užduočių yra per daug, o laiko joms atlikti per mažai, išmokite tinkamai vertinti savo darbą ir laiką.
Išanalizuokite situaciją.
Įvertinkite, ką darote ne taip ir kaip galite tai pataisyti. Išsiaiškinkite, kokia yra užduotis ir kokio rezultato laukiama, apgalvokite galimus sprendimo būdus, pasirinkite geriausiai esamą situaciją atitinkantį veiksmų planą ir pradėkite veikti. Suvokite, kokia yra situacija ir ko ji iš jūsų reikalauja.
Profesoriaus V. Lobzino teigimu, sprendžiant bet kokią problemą, pirmiausia reikia ją gerai išnagrinėti; aiškiai suvoktas tikslas sukelia stiprius valios impulsus. Gerai žinant „ko noriu” yra lengviau rasti būdus pageidaujamam tikslui pasiekti ir sutelkti valią. Nesuderinus triados: tikslų, priemonių ir pastangų („kodėl”, „ką” ir „kaip” daryti), negali sektis. Šie bendri principai tinka bet kokiam uždaviniui spręsti.
Planuokite.
Nepasikliaukite vien atmintimi. Raštu išdėstę darbų veiklos planą, ne tik nepamiršite svarbių dalykų, bet ir geriau suvoksite prioritetus. Įsivaizduokite galutinį rezultatą. Tai padės rasti būdą, kaip optimaliausiai jį pasiekti.
Nustatykite prioritetus.
Daugiau nei prieš 100 metų italų ekonomisto Vilfredo Pareto iškelta idėja, kad 80 proc. rezultatų nulemia 26 proc. veiklos, reiškia, jog nepakankami darbo rezultatai gaunami ne tiek dėl laiko stokos, kiek dėl to, kad per daug pastangų ir laiko skiriame nesvarbioms, neesminėms užduotims. Nustatykite prioritetus: kokios užduotys šiuo metu jums svarbiausios, kodėl jos svarbiausios ir kiek jų atlikimas būtent artimiausiu metu bus naudingas. Jei sunku užduotis išdėstyti pagal svarbą, pasitarkite su kolega ar vadovu. Dažnai iš šalies lengviau objektyviai įvertinti. Ne tokias reikšmingas užduotis atlikite greitai, skirdami mažiausiai pastangų, arba paveskite jas kam nors kitam.
Organizuokite ir sistematizuokite.
Išmokite mažiausiai svarbius darbus atlikti skubiai, tegul tai tampa įpročiu. Taip liks daugiau laiko ir energijos svarbioms užduotims. Dokumentus rūšiuokite, gavę iš karto dėkite į jiems skirtus segtuvus – taip išvengsite nereikalingų šūsnių popierių ir nepasimesite tarp svarbių ir nesvarbių. Nereikalingus popierius meskite lauk. Nutarkite, kas kiek laiko tikrinsite elektroninio pašto dėžutę (pavyzdžiui, kas valandą). Taip sukursite tam tikrą struktūrą, o tai ne tik palengvins darbą, bet ir suteiks kontrolės pojūtį. Nustatyta tvarka sutaupo laiko, nes nereikia sukti galvos, ką daryti toliau.
Susitelkite ties įvykdomu.
Atlikdami skubias užduotis, dėmesį sutelkite ties dalykais, kuriuos galite pakeisti ir kurių atlikimas duos didžiausius rezultatus. Dažnai pergalvokite, kokį tikslą stengiatės įgyvendinti ir ar nenukrypstate nuo veiksmų plano, leidžiančio greičiausiai pasiekti norimus rezultatus.
Ignoruokite smulkmenas.
Sakoma, kad sėkmę lemia ne vienas 100 proc. geriau atliktas darbas, o šimtas darbų, atliktų 1 proc. geriau. Kai žinote, kad pateiktas produktas nebus galutinis ir ateityje jį galėsite pakoreguoti, orientuokitės į tikslą. Kai kurie žmonės taip susitelkia ties smulkmenomis, kad nebemato galutinio tikslo ir, žinoma, nespėja padaryti net parengiamųjų darbų, ką jau kalbėti apie užduoties įvykdymą iki galo. Jei „spaudžia” laikas ir matyti, kad vargu ar bus pasiekti maksimalūs rezultatai, dėmesį nuo kokybės reikia perkelti į kiekybę. Nuspręskite, kurie užsakymai svarbiausi, turi būti atlikti nedelsiant ar yra „degantys”, ir stenkitės juos bent minimaliai įvykdyti, o juos tobulinti ir rūpintis smulkmenomis galėsite tada, kai bus laiko. Dabar jums reikia parodyti bent tarpinį rezultatą.
Neatidėliokite darbų.
Besikaupiantys darbai didina įtampą ir mažina norą ką nors daryti, veikti kūrybiškai. Paklauskite savęs, kodėl konkrečią užduotį svarbu atlikti gerai ir šiandien – tai padidins motyvaciją stengtis. Sudarykite darbų sąrašą pagal svarbą. Tada imkitės pirmu numeriu jame pažymėtos užduoties. Ją atlikę imkitės antrosios. Tik nebandykite vienu metu daryti kelių darbų – taip tik dar labiau įsitempsite ir pasijusite beviltiškai, kad visko tiek daug, visko griebiatės, bet nieko nespėjate. Darbus atlikite svarbos tvarka ir po vieną (dirbti vieną darbą vienu metu tikrai įmanoma) – taip išlaikysite jausmą, kad situaciją kontroliuojate.
„Skaldykite ir valdykite”.
Pasinaudokite senųjų imperatorių patarimu perkeldami jį į profesinę sritį. Sudėtingą užduotį suskirstykite į mažesnes – taip lengviau ją atliksite: matysite, kad ji įveikiama, galėsite įvertinti ir kitiems pateikti tarpinius rezultatus. Imkite pavyzdį iš motinų: kai jos nespėja pamaitinti ar nuraminti visų verkiančių vaikų, maitina po vieną, nes žino, kad tada viena rėkiančia burna bus mažiau.
Palaikykite discipliną.
Dažnai mums trūksta nuoseklumo – dirbame netolygiai: tai plėšomės, tai pasyviai veikiame ką nors, kas neduoda rezultatų. Retas darbuotojas nuolat, nepertraukiamai siekia rezultatų ir pagerėjimo organizacijoje. Mes mėgstame didelius iššūkius. Esant kritinei situacijai, gal ir laikysimės išdidžiai, ištvermingai, o mažas darbas, kuris gali būti atliktas iki kitos dienos, anksčiau nei rytoj ir nebus pradėtas. Todėl reikia mokytis nuoseklumo.
Tai padės siekti gerų rezultatų, priimti apgalvotus sprendimus ir nepervargti. Įvertinkite, kiek užtruksite atlikdami konkrečią užduotį, ir pridėkite 25 proc. laiko. Retai darbą atliekame per tiek laiko, kiek buvome suplanavę iš pradžių, taigi šis rezervas bus skirtas iškilusiems sunkumams šalinti ar rezultatams tobulinti. Nustatykite ribas, kiek galite sau ir kitiems organizacijos darbuotojams leisti atidėlioti darbus ir perkelti atsakomybę kitiems asmenims ar aplinkybėms.
Veikite kaip lyderis.
Tai nereiškia, kad turite viską kontroliuoti. Tiesiog atkreipkite dėmesį į tas aplinkybes ir darbuotojų savybes, kurias pastiprinus bus nauda tiek organizacijai, tiek joje dirbantiems asmenims. Vienos vakarų pakrantėje įsikūrusios elektros gamybos kompanijos, tiekusios energiją net kelioms valstijoms, įrenginiai pradėjo gesti – vos juos įjungus sklisdavo didelis triukšmas ir viskas virpėdavo.
Nemokėdami patys pašalinti gedimo, inžinieriai pasikvietė specialistą iš rytinės pakrantės. Šis su stetoskopu paklausė vienoje turbinų vietoje, kitoje, tada išsitraukė reples ir priveržė vieną varžtą – gaudesys liovėsi. Po 2 savaičių inžinieriai gauna sąskaitą – 10 tūkst. dolerių! Nenorėdami už, jų manymu, nedidelį darbą mokėti tokios sumos, jie nusiunčia reikalavimą atsiųsti išsamią sąskaitą. Po dviejų savaičių gauna tokią sąskaitą: varžto priveržimas – 1 doleris; žinojimas, kurį varžtą paveržti, – 9999 doleriai. Dirbti galima protingai – tiesiog tinkamai motyvuokite, paskatinkite ir padrąsinkite kitus.
Tarkitės su aplinkiniais.
Jei darbų tiek, kad net gerai planuodami laiką tiek jūs, tiek organizacijos darbuotojai nespėjate jų atlikti, aptarkite susiklosčiusią padėtį ir paieškokite sprendimo bendrame susirinkime. Kartu yra lengviau įvertinti darbų skubumą ir svarbą, nustatyti prioritetus, taip pat gausite ir kitiems suteiksite grįžtamąjį ryšį apie darbo procesą. Skatinkite savo darbuotojus rodyti iniciatyvą dalytis ne tik laimėjimais, bet ir iškilusiais sunkumais – dažnai vadovai nepastebi, kad darbuotojai yra per daug apkrauti darbais ir nespėja.
Žvelkite optimistiškai.
Pasak dr. L. Aspinwallo, optimistai savo ateities planus vertina palankiai ir net neapsisekus toliau deda pastangas, kad juos pasiektų. Pozityviai nusiteikę asmenys suvokia, kad gyvenimas yra grandinė įvykių ir kiekvienas jų yra potenciali galimybė ko nors išmokti. Jei nepasisekė, išnagrinėkite klaidas ir iš jų pasimokykite. Pažvelkite į situaciją kiek atsitraukę, iš platesnės perspektyvos ir dėmesį sutelkite į teigiamus (ar neutralius), o ne neigiamus dalykus. Tegul tai būna tramplinas naujiems tikslams.
Veikite kūrybiškai.
Supraskite, kodėl atliekama užduotis, nors ir sunki, jums patinka. Jei negalite rasti objektyvių priežasčių, tiesiog… sukurkite jas! Paįvairinkite darbą, meskite sau iššūkius, pažvelkite į atliekamas užduotis iš šalies ir kartais su humoru. Palenktyniaukite pats su savimi ir apdovanokite save net už mažus laimėjimus.
Dirbkite tada, kai turite daugiausiai energijos.
Sudėtingiausius ir svarbiausius darbus atlikite tada, kai jaučiatės energingiausi ir esate budriausi. Kai kurie žmonės geriausiai dirba rytais, kiti negali dirbti nepavalgę. Jei energingiausi jaučiatės popiet, iš ryto atlikite lengvesnius darbus. Neignoruokite savo vidinio laikrodžio – nuo jo priklauso ne tik darbo rezultatai, bet ir jūsų savijauta. Atsižvelkite į darbo pobūdį ir kolektyvinio darbo ypatumus: jei darbo krūvis didelis ir bendradarbių klausimai jus išblaško, daugiausiai jūsų jėgų ir atidumo reikalaujančias užduotis atlikite tada, kai esate vieni (prieš darbo pradžią ar jam pasibaigus). Tačiau toks darbo grafikas turi būti tik išimtiniais atvejais. Darbus stenkitės atlikti tam skirtu metu ir jiems neaukoti savo laisvo laiko.
Dirbkite tinkamoje aplinkoje.
Ant darbo stalo palikite tik tuos daiktus, kurie reikalingi konkrečiai užduočiai. Nelaikykite dokumentų, kurie primins laukiančias užduotis ir taip didins įtampą, neleisdami susitelkti ties esamu darbu. Jei turite veikti greitai, tačiau dėl laiko stokos sunkiai susikaupiate, patraukite iš akių laikrodį (ant laikrodžio, esančio kompiuterio ekrano kampe, visada galima užklijuoti lapelį) – jūsų dėmesį blaško, motyvaciją dirbti mažina, o kartais tiesiog kausto suvokimas, kad laiko vis mažiau, o jūs dar nieko apčiuopiamo nepadarėte.
Darykite pertraukas.
Net jei turite per mažai laiko, o darbų gausu, pertraukas daryti būtina. Darbą derindami su poilsiu išlaikysite budrumą, proto aštrumą ir darbingą nuotaiką. Atliekant daug įtampos keliančius darbus, veiklą derinti su poilsiu reikia net dažniau ir sistemingiau, nei tai darote dirbdami įprastai, mat įsitempęs organizmas sutelkia visas jėgas ir ne visada pajuntate, kada jam būtina atsikvėpti.
Jei atlikimo terminai „spaudžia” taip, kad užduotims atlikti skiriate laisvą laiką, rizikuojate pervargti. Tokiu atveju bent nedirbkite iki vėlyvos nakties, nes jums reikia ne tik fizinio, bet ir psichologinio poilsio. Ne veltui sakoma, kad rytas protingesnis už vakarą. Pailsėjus problemos spręsis daug sėkmingiau ir greičiau. Kad neprarastumėte jausmo, kad kontroliuojate situaciją, ir galėtume be įtampos užmigti, užsirašykite, kokius 3 darbus atliksite nubudę, ir eikite ilsėtis.
Prisiimkite atsakomybę.
Kiekvienas turime savęs paklausti, kieno darbas yra užtikrinti, kad būtų įgyvendinti organizacijos, kurioje dirbame, tikslai. Kaip ir bet kurioje srityje matome, kad yra dalykai, kurie turi būti patobulinti, problemos, kurios turi būti išspręstos, galimybės, kuriomis kažkas turi pasinaudoti. Kas turi to imtis? Turime peržvelgti savo vaidmenį organizacijos, kuriai priklausome, plėtroje.
Kažkam reikia būti pradininku. Kartais pabandoma, ir rezultatas matomas iš karto, čia ir dabar. Kartais suveikia inercija – pamatę pavyzdį, pajutę paramą, pradeda stengtis ir kiti darbuotojai. Nelaukite kooperacijos. Visi sutiksime su teiginiu, kad vienas žmogus irgi gali padaryti daug. Tačiau kai sėdime vieni ir mąstome apie savo darbą, turime savęs paklausti: ar mes iš tiesų darome tiek, kiek vienas žmogus gali padaryti?
Todėl atraskite individualią atliekamo darbo prasmę ir prisiimkite atsakomybę už rezultatus. Užuot vengus atsakomybės darbe, galima pasirinkti kitą kelią – ją prisiimti ir stengtis darbe sukurti komfortą (psichologinį ir fizinės aplinkos). Pasirinkite laimėtojo poziciją ir jos siekite. Įžvelkite galimybes ten, kur kiti mato kliūtis. Taip mesite iššūkį pats sau, bet darbo kokybė ir motyvacija dėl to tik išaugs.
Nepraraskite atkaklumo.
Pozityviosios psichologijos specialistai teigia: kad ir kokių tikslų siektume, ištvermingumas ir atkaklumas yra gyvybiškai svarbūs. Tokiu atveju jums lengviau sutelkti dėmesį į pastangas, reikalingas užduočiai atlikti. Paprastai, įsibėgėjus darbo procesui, į užduotį įsitraukiama taip stipriai, kad sprendimai kyla netikėtai, lengviau generuojamos idėjos. Tai padeda, jei rezultatas jums yra svarbus ir pasitikite savo gebėjimais, kad ir kokių kliūčių kiltų siekiant tikslo. E. Jansenas sakė, kad „nugalėtojas gal jau kelis kartus buvo nukautas, tik negirdėjo teisėjo”.
Tinkamai organizuodami savo laiką ir darbą, teigiamų rezultatų pasieksite ne vien profesinėje srityje. Dėl to pagerės bendra gyvenimo kokybė, nes jausite mažiau įtampos ir būsite savo laiko šeimininku. Įsisąmoninus pagrindinius dalykus, ko norite ir kaip galite tai pasiekti, suprasite, kad įmanoma viskas.
Šaltinis: Pačiolis – Vadovo pasaulis
