Įvairūs įmonės patiriami sunkumai: apyvartinių lėšų stygius, neįvertinti užsakymo įvykdymo terminai, ilgalaikės prekių tiekimo kliūtys, įmonėje vykstantys pokyčiai ir kt. turi didelę įtaką įmonės darbuotojų motyvacijai. Dažniausiai didžiąją laiko dalį darbuotojai praleidžia kalbėdamiesi apie įvykius įmonėje, nagrinėdami problemų priežastis, aptarinėdami vadovų elgesį, nuotaikas, reakcijas.
Visi pokalbiai sukasi apie asmeninę perspektyvą ir, žinoma, viskas vertinama itin neigiamai: įmonė nebeturi perspektyvos, ji veikia nestabiliai, ko gero, visiems išlikti bus sunku, greičiausiai bus atleista nemaža darbuotojų. Kokia tikimybė, kad į šį sąrašą nepateksiu ir aš? Nors tuo metu vadovai dirba dar daugiau, sprendžia itin sudėtingas problemas, aukojasi dėl darbo, bet darbuotojų motyvacija kasdien mažėja.
Kuo tokia padėtis pavojinga
Darbuotojai praranda tikėjimą ateitimi. Kai nėra pakankamai informacijos apie realią padėtį ir perspektyvą, personalas priverstas aptarinėti gandus, įvairiai interpretuoti tai, kas vyksta, o tai labai kenkia darbui. Daugelis darbuotojų išeina iš įmonės arba tai nori padaryti.
Kas gali padėti to išvengti?
Pirma, būtina sudaryti antikrizinę programą.
Rengiant šią programą svarbu atsižvelgti į pagrindines jos dalis:
- objektyvus esamos padėties įvertinimas. Pagrindinių ypatumų: silpnųjų ir stipriųjų vietų, galimybių ir pavojų nustatymas. Šių ypatumų prioritetai – nuo silpniausio iki stipriausio;
- veiksmų ir priemonių planas. Artimiausias įmonės plėtros planas, jei nebus imtasi visų plane numatytų antikrizinių priemonių.
- darbuotojų vaidmenys įgyvendinant šią programą. Labai aiškus ir adekvatus apibrėžimas, ko tikimasi iš darbuotojų veikiant tokiomis sąlygomis. Aiškus ir apibrėžtas rezultatas, kuris turėtų būti pasiektas bendromis pastangomis. Jeigu darbuotojai to nesieks, svarbu jiems paaiškinti, kaip jų abejingumas ar ignoravimas atsilieps jiems patiems ir visai įmonei;
- aiškinamasis darbas su personalu.
Antra,
tinkama komunikacija. Būtina siekti, kad darbuotojai adekvačiai, taip kaip ir įmonės vadovai suprastų, kokia yra įmonės padėtis, kas atsitiko, kokios priežastys ir kokia perspektyva, susijusi su planų įgyvendinimu nugalint krizę. Pagrindiniai informacijos principai: aiški ir nukreipta į tikslinę grupę informacija.
Krizės sąlygomis, siekiant išlaikyti darbuotojų motyvaciją, yra aktualiausia tokia informacija:
- kokia yra įmonės padėtis;
- kokie yra numatyti vadybos veiksmai, siekiant įveikti krizę;
- kokie tikslai ir uždaviniai yra iškelti darbuotojams.
Kaip pateikti informaciją?
Informacijos perdavimo būdas turi būti pasirinktas atsižvelgiant į darbuotojų statusą ir įmonės dydį.
Suprantama, darbuotojams labai svarbu visą informaciją išgirsti tiesiogiai iš aukščiausios grandies vadovo. Tai puikus būdas pranešti darbuotojams informaciją tiesiogiai, pastebėti jų nuotaikas, gauti grįžtamąjį ryšį. Tačiau tai įmanoma tik nedidelėje įmonėje, kurioje dirba ne daugiau nei šimtas darbuotojų. Kita vertus, tokius susitikimus su darbuotojais gali surengti struktūriniai vadovai arba biuro vadybininkai. Tai gali būti spontaniški susitikimai arba numatyti iš anksto, planuojant visų metų darbą. Kiekvienas susitikimas gali būti padalytas į kelias dalis: atsakymai į klausimus, bendri pasitarimai, sociologiniai tyrimai.
Kitas būdas pranešti darbuotojams informaciją – internetas. Tačiau juo gaunama tik vienpusė informacija, nes ją gavę darbuotojai mieliau diskutuos apie tai vieni su savo kolegomis nei pateiks vadovui savo nuomonę.
Dažniausiai internetas gali būti naudingiausias, kai yra dideli kolektyvai ir prieš rengiant susitikimus su vadovu.
Dar viena bendravimo su personalu galimybė – darbuotojų komandos. Jų pagrindinis tikslas – palaikyti ryšius su vadovybe ir informuoti personalą. Jos sudaromos iš skirtingų padalinių darbuotojų. Jos taip pat nuolat dalyvauja susirinkimuose, kuriuose aptariami rezultatai, plėtros perspektyvos ir galimos problemos. Tokios komandos neturi įtakos valdymui, bet jų pagrindinis uždavinys – rekomendacijų gavimas, pasikeitimas informacija įmonės viduje.
Darbuotojai, kurie yra supažindinti su esama padėtimi, planais ir savo vaidmeniu, labiau pasitiki vadovybe ir palaiko antikrizinę programą.
Trečia, aiškūs visos organizacijos ir kiekvieno individo tikslai.
Svarbu, kad darbuotojams dar kartą būtų primenamas pagrindinis organizacijos tikslas ir paaiškinama, kaip numatomos antikrizinės programos priemonės padės nenukrypti nuo jo.
Kad tikslas būtų pasiektas, visi darbuotojai turi suprasti esamą padėtį ir su pagrindiniu tikslu susijusią perspektyvą. Tuomet didėja darbuotojų motyvacija imtis kryptingų veiksmų, kurie leistų pasiekti tikslus.
Ketvirta, atsakingas programos įgyvendinimas.
Įgyvendinant programą, būtina įtraukti priemones, kurios skatintų darbuotojus būti lojalius kompanijai. Tai, kaip darbuotojai reaguoja į krizę, ir rodo lojalumą kompanijai. Jis didėja, kai žmonės žino, ko turi siekti, ir tai daro energingiau ir aktyviau. Tokius darbuotojus būtina viešai skatinti: pagyrimo raštais, padėkomis, mažomis dovanomis ir t. t.
Svarbesniems darbuotojams būtina taikyti papildomas skatinimo priemones, atsižvelgiant į antikrizinę programą. Toks sąrašas sudaromas visiems – nuo darbininkų iki vadovų ir derinamas su kitais vadovais bei aukščiausio lygio vadovybe.
Svarbiausi motyvacinės sistemos aspektai krizės sąlygomis:
- adekvatus atlyginimas rinkai,
- darbuotojo unikalumo kompanijoje pripažinimas,
- darbuotojo iniciatyvos sprendžiant problemas pripažinimas,
- dialogo palaikymas su vadovais,
- komandinio darbo kūrimas ir atsidavimas komandai,
- atvirumas informacijai,
- karjeros galimybės.
Penkta, geri vadovo bendravimo su darbuotojais įgūdžiai. Darbuotojų motyvacija krizės sąlygomis prasideda nuo vadovo vidinės motyvacijos. Pirmiausia svarbu išmanyti visas sritis, apie kurias teks kalbėti, ir įvertinti, kuriomis pasitikima daugiau, o kuriomis – mažiau.
Svarbiausia – atsakyti sau, ko trūksta, kad būtų labiau tikima, ir pašalinti šiuos trūkumus. Tuomet Jūsų darbuotojai patikės, kad visi sunkumai yra įveikiami, ir stengsis tai padaryti.
Šaltinis: Paciolis.lt „Vadovo Pasaulis”
