Administratorės darbe kiekviena minutė suskaičiuota: dokumentų rengimas, vadovo darbotvarkės planavimas, prezentacijos, banketai, bendravimas su klientais, telefonų skambučiai… Ir dar kolegos, ateinantys prie stalo su daugybę klausimų, užduočių… Apie kokį poilsį darbo metu galima kalbėti? – skėsčioja rankomis administratorė. Jei ir turi laisvą minutę, tuoj pat puoli versti techninių instrukcijų į lietuvių kalbą, juk paskui nebesinori dirbti viršvalandžių…
Taip mūsų variklis kiekvieną dieną įjungiamas aštuonioms valandoms, o gal ir ilgiau… Nuolatinis nepertraukiamas stresas lydi visą dieną, o darbo pabaigoje net ir paprastos užduotys jau atrodo nebeįveikiamos. Stabtelėkime bent 5 minutėms, skirkime nors kiek laiko trumpoms pertraukėlėms – nedidelėms kūno mankštoms, akių pratimams ar tiesiog pamąstykime apie tai, kas džiugina širdį. Po tokių minučių galėsime padaryti daug daugiau, negu dirbdami be poilsio. Ne veltui senovės romėnai sakydavo festino lente (reiškia „skubėk lėtai“). Kad darbe galėtume kalnus nuversti be streso, ramiai, nuteikime save vos pramerkusios akis iš pat ankstaus ryto. Palyginkime dvi situacijas – kuri iš jų efektyvesnė?
Pirma situacija
Ach, tas nelemtas žadintuvas…
Mobiliojo telefono žadintuvo signalas 6 val. ryto praneša jums džiugią naujieną – prasideda eilinė darbo diena. Staigiai šokate iš lovos – paliekate šiltą savo patalą ir kaip kulka neriate į triukšmingą dienos sūkurį. Mąstyti apie ką nors malonaus ir šilto nėra kada: po kelių minučių jūs jau įstrigusi automobilių spūstyje, muistotės, keikiatės, net paraustate iš pykčio… Arba į jūsų nugarą kažkas įremia aštrią alkūnę perkimštame žmonių autobuse, dar blogiau – išstumia jus, stovinčią ant autobuso paskutinio laiptelio, į lauką. Ne, šioje stotelėje tikrai neturėjau išlipti… Bet visai nejuokinga – kitas autobusas bus tik po 20 minučių. Mano vaizduotėje išnyra perpykęs viršininko veidas: „Miela administratore, jūs turite būti darbo vietoje anksčiausiai už visus. Kodėl vėluojate?“ Dešimtys įsakymų, raštų, paraiškų, kurie turėjo būti parengti vakar, ir daugybė klientų, kolegų telefonų skambučių neduoda ramybės. O kur dar elektroniniai laiškai – ne tik partneriams Lietuvoje, bet ir užsienyje…
Atlekiu į darbą, įjungiu kompiuterį. Jau matau sėdintį viršininką. Pulti ar bėgti? O kur pabėgsi… Pradeda veikti mechanizmas, visą dieną laikantis mane parengties būsenos – priekaištingas elektroninis laiškas įkris į pašto dėžutę, atsiras skubus neįveikiamas darbas ar kuriam nors iš kolegų užeis ūpas įtraukti mane į intrigą. Atsuku adrenalino čiaupą, ir jis visą dieną be perstojo srovena mano gyslomis…
Antra situacija
Padaryti pasaulį tobulesnį
Pramerkiu akis ir pro užuolaidos plyšį pamatau pirmuosius šviesos spindulius – matyt, bus giedra diena. Netrukus mano mobiliajame telefone įsijungia mėgstamiausia muzika ir strykteliu iš lovos – jau metas keltis. Palendu po gaiviu dušo vandeniu, savo kūną ištrinu kvepiančiu dušo geliu. Apsirengiu švariais drabužiais, įsisegu savo mėgstamą aksesuarą… Kieme laukia ištikimiausias mano draugas – automobilis, kuris mane kaip pasakų fėją nuskraidins į pasaulį (patį baisiausią!) ir man teks garbinga užduotis – mostelėjus burtų lazdele padaryti jį tobulesnį… To aš labai laukiu!
Darbo pradžia
Darbo pradžioje stenkitės atsipalaiduoti, ir viskas tarsi savaime išsispręs. Mokslininkai nustatė, kad atsipalaidavęs žmogus yra racionalesnis ir jo priimami sprendimai kur kas protingesni, nuovokesni. Juk smegenys geriau veikia tuomet, kai atsipalaiduojame. Atsipalaidavusio žmogaus smegenys geriau įvykdo kūrybines užduotis, sprendžia uždavinius, sudaro planus, kitaip sakant, atlieka tai, kas reikalauja susikaupimo ir sutelkto dėmesio. Jei reikia greitai priimti sprendimą, staigiai reaguoti į netikėtą situaciją, neurofiziologiniai tyrimai rodo, kad geriau, kai žmogus yra protiškai ir fiziškai apšilęs, nusiteikęs kovingai. Tuomet iš ryto suskambus žadintuvui, stenkitės imtis labai dinamiškų veiksmų: puikiai tinka sportas – bėgimas, greita mankšta, aerobika, šaltas dušas. Juk visa tai – gyvenimo malonumas! Atrodysite žvali ir darbinga.
Atvykusi į darbą, iškart griebkite jautį už ragų. Rytas, pačios pirmosios darbo minutės būtent ir yra tinkamiausias metas apmąstyti savo darbotvarkę. Per dieną darbo terminų spaudimas, atsiradęs stresas nepalieka vietos blaiviems apmąstymams. Kol dar nespėjo užgriūti darbų lavina, prie kavos puodelio suplanuokite savo darbo dieną. Skaitydamos elektroninį paštą, klausydamos vadovų ar kolegų nurodymų, visus darbus iškart suskirstykite pagal skubos ir svarbos požymius. Labai patogu juos skirstyti į 4 grupes:
- skubus, svarbus;
- skubus, nesvarbus;
- neskubus, svarbus;
- neskubus, nesvarbus.
Pagal skubos ir svarbos požymius užduotis galima skirstyti ir smulkiau, detaliau, nurodant smulkesnes skubos ir svarbos klases, suplanuotus atlikimo terminus, tačiau neužmirškite, kad toks detalus skirstymas atima daugiau laiko ir yra naudingas tik tuomet, kai esate įsitikinusi, jog juos tikrai sugebėsite atlikti laiku. Jeigu darbo eiga labai kinta, kai bet koks telefono skambutis gali planus apversti aukštyn kojom keletui dienų, verta pasverti, ar reikia per daug skrupulingai planuoti.
Dienos eiga kupina streso
Nuolatinis stresas darbo metu, net ir turint geriausių norų, kartais išveda iš drausmingos darbų rikiuotės ne vieną – visi esame žmonės. Tuomet patogiai atsisėskite, pasitempkite visu kūnu, pasirąžykite ir atsipalaiduokite. Ramiai pasėdėkite užmerkusi akis, įsivaizduokite esanti prie jūros ar žydinčioje pievoje tarp mylimų žmonių. Prisiminkite bangų ošimą, pajuskite malonią saulės šilumą, lengvą vėjelio dvelkimą, gėlių kvapą ir kita, kas jums miela ir gražu. Giliai kvėpuokite. Pabūkite taip keletą minučių ir pakilsite pailsėjusi, ramesnė, sveikesnė.
Norėdama atsipalaiduoti, atlikite raumenų tempimo pratimus: judėjimas ir kilnojimas labai greitai prislopina fizinius streso požymius, atpalaiduoja įtemptus raumenis. Mankštinantis organizmas gamina endorfinus-neuroinhibitorius, slopinančius stresinę reakciją ir sukeliančius ramią euforijos būseną, dažnai vadinamą „bėgiko narkoze“. Rekomenduojame keletą pratimų, skirtų pečių juostos ir rankų nuovargiui mažinti. Kiekvienas raumenų įtempimo pratimas turi būti atliekamas pagal galimybes keletą sekundžių ir sugrįžtama į pradinę padėtį. Norint atsipalaiduoti, pakanka pratimus pakartoti 5–10 kartų.
Paskui atsipalaiduokite ir kelias minutes pabūkite. Atminkite, kad per mankštą patirtas atsipalaidavimas ir po jos dar išlieka keletą valandų.
Susikaupti padeda nesunkus kvėpavimo pratimas: uždėkite vieną plaštaką ant krūtinės ląstos, o kitą – ant pilvo. Keliskart iškvėpkite ir įkvėpkite. Įkvepiant abi rankos turi kilti, o iškvepiant – leistis. Pakvėpuokite taip kelias minutes. Giliai kvėpuojant geriau vėdinasi plaučiai, į smegenis patenka daugiau deguonies ir susikaupti būna lengviau.
Atlikite keletą akių pratimų. Kad akys nepavargtų, nuolat dirbant kompiuteriu patariama kas valandą daryti pertraukėles. Jų metu galima užsiimti bet kokia veikla, kuri nevargina akių. Galima atlikti specialius akių pratimus – jie padės atsipalaiduoti akių raumenims.
Darbo metu daugiau judėkite – mankšta, sportas, fizinis darbas, pasivaikščiojimas ir daugelis kitų fiziškai aktyvių užsiėmimų yra natūraliausias būdas sudeginti streso metu organizme susidariusias kenksmingas medžiagas, sustiprinti organizmą, nervų sistemą, pagerinti nuotaiką.
Per darbo dieną reikėtų dviejų ilgesnių poilsio pertraukų, per kurias galima užkąsti, pajudėti. Kas valandą reikėtų daryti trumpas pertraukėles, jas išnaudoti būtent poilsiui, o ne beprasmiškai landžioti po internetą.
Jeigu darbe neturite galimybės atlikti tokių pratimų, pavyzdžiui, esate klientų aptarnavimo administratorė, nuolat apsupta klientų, po dalykinio pokalbio neužmirškite trumpai pajuokauti. Taip ne tik trumpam atsipalaiduosite, bet ir klientui paliksite šiltą ir jaukų įspūdį. Jis visados norės pas jus sugrįžti.
Jeigu klientas rimtai nusiteikęs ir pajuokauti nėra galimybės, užteks ir to, kad pati visuomet galvosite apie gerus dalykus. Tvirtinkite viltį ir optimizmą – tam visada galima surasti motyvų. Pasitikėkite savimi. Atminkite, kad savimi nepasitikintys žmonės yra labiau pažeidžiami ir jiems stresas pasireiškia dažniausiai. Mylėkite savo darbą. Jei darbo ar kitos veiklos pasiilgstama, jis teikia malonumą, reaguoti į stresines situacijas pavyksta greitai ir neskausmingai.
Jeigu jūs visą dieną nepakylate nuo darbo stalo, stenkitės kiek įmanoma atsipalaiduoti per pietų pertrauką. Nederinkite pietų su dalykiniu pokalbiu, nes pertraukos skirtos jėgoms atgauti ir pailsėti. Valgydamos neskaitykite laikraščių, nenaršykite po internetą, nekalbėkite apie politiką, pinigus ir religiją, nes ginčai atims iš jūsų daug energijos. Per pietus stenkitės nors kiek pajudėti. Pasivaikščiokite lauke, užbėkite į tas vietas, kurios jums teikia didžiausią malonumą.
Po darbo
Stenkitės nedirbti viršvalandžių. Vadovaukitės posakiu, kad geras savo darbo žinovas turi mokėti išspręsti problemas darbo metu. Nepasiduokite įkalbinėjimams dirbti viršvalandžius. Jie nedaro daug žalos, jei būna kartą ar keliskart per mėnesį. Bet jei jie tampa dienos norma?.. Administratorės pareigas dažniausiai atlieka moterys, o papildomos valandos darbe gali atimti iš jūsų viską, kas gražiausia – darnius šeimos santykius, ryšį su artimaisiais, draugais, mėgstamas studijas, pomėgius, sveikatą.
Grįžusi namo negalvokite, kas nutiko nemalonaus. Tik tas, kuris po streso fazių rūpinasi jas kompensuoti ir kasdienybėje palieka daug erdvės ramybei ir šaltakraujiškumui, gali ilgą laiką atsispirti stresui, tausoti savo jėgas, taupyti energiją ir turėti geras galimybes gyventi ilgai ir išlikti gyvybingas.
Sveikai ilsėkitės – laiku gulkitės miegoti. Atminkite, kad sveikiausio miego valandos – prieš vidurnaktį.
Sekmadienis – poilsio diena
Vieną savaitės dieną, geriausia – sekmadienį, būtinai skirkite tik poilsiui, susitikimui su draugais, giminėmis ir pan. Pamirškite kasdienius rūpesčius. Atsipalaiduokite – tiesiog nieko neveikite, padykinėkite. Atsipalaidavimas, ramumas, tinginiavimas ir nieko neveikimas yra kūnui būdingos subalansavimo programos, kurios gali tausoti mūsų jėgas ir rezervus bei taupyti gyvybinę energiją. Taip atsigauna imuninė sistema ir organizmas pasiruošia naujam darbų pliūpsniui.
Pačiolis – Biuro administravimas
Geriausi mokymai pagal temą:
