Kokia turėtų būti biuro administratorės darbo vieta?
Ne paslaptis – pirmas įspūdis dažnai būna stiprus ir reikšmingas. Vadovaudamiesi juo dažnai padarome išvadas, kartais ir ne visai teisingas.
Neretai tam tikra nuomonė apie įmonę susidaroma pakalbėjus su pirmu pasitikusiu žmogumi, apžvelgus aplinką. Klientus ir svečius dažniausiai pasitinka biuro administratorė, taigi lyg ir nuo jos daugiausia priklauso, ar norės svečias apsilankyti dar kartą. Ar tai tiesa? Jeigu taip, vadinasi, biuro administratorei tenka ne tik krūva pareigų – ji savotiškai atsakinga ir už įmonės įvaizdžio kūrimą… Taigi kiek svarbu, kaip atrodo biuro administratorės darbo vieta?
Laimė, niekas dar nesugalvojo taisyklių, kaip reikėtų išdėlioti dokumentus, kur pastatyti kompiuterį, į kurį stalčių dėti sąskaitas. Pasmalsaukime – gal biuro administratorės turi susikūrusios savąsias? Į ką jos labiausiai kreipia dėmesį ir kaip tvarko savo darbo aplinką?
Reprezentatyvumas – ideali tvarka?
Ar būsime teisūs pasakę, kad įmonę reprezentuoja ne tik pati biuro administratorė, bet ir jos darbo vieta? Ne, jos darbo vietoje nerengiami įmonės pristatymai, tačiau atėjęs klientas paprastai pirmiausia pamato tą aplinką, kurioje biuro administratorė dirba. Kokia turėtų būti jos darbo aplinka? Ar jai keliami didesni reikalavimai nei kitiems darbuotojams? Ar naujas kompiuteris, keli telefonai ir daugybę funkcijų atliekantis fakso aparatas – tai jau reprezentatyvu? „Tikrai nesutinku, – vos tik išgirdusi klausimą atsako ketverius metus biuro administratore dirbanti Jurgita. – Apie įmonę jokiu būdu negalima spręsti iš to, kaip atrodo biuro administratorės darbo vieta. Galbūt jai staigiai reikia sutvarkyti svarbius dokumentus, todėl jos stalas apkrautas? O jeigu pamatysite tuščią ką tik išgertos kavos puodelį, ar tai reikš, kad visi įmonės darbuotojai nedirba, o tik geria kavą? Ant jos stalo gali būti didžiausias chaosas, ir tai jokiu būdu nereikš, kad visoje įmonėje – netvarka.“
UAB Verslo spaudos centro biuro administratorė Indrė sako, kad įėjęs į įmonę klientas pirmiausia pamato ir sąmoningai ar ne įvertina jį pasitinkantį asmenį. Jei biuro administratorės darbo aplinka bus apversta, kad ir kaip paslaugiai ir mandagiai ji bendrautų su atėjusiu svečiu, kad ir kaip puikiai pati atrodytų, jo nuomonė jau nebus absoliučiai teigiama. „Pirmo įspūdžio poveikis labai stiprus ir reikšmingas. Taigi svarbiausias reikalavimas – tvarkingumas“, – sako Indrė ir priduria, kad jei kiti kolegos gali leisti sau palikti netvarką ant stalo, biuro administratorei tai jokiu būdu nevalia. Jos darbo vieta – tai ne tik aplinka, kurioje dirbama, bet ir įmonės įvaizdžio dalis, todėl ji turi būti ypač tvarkinga ir reprezentatyvi.
UAB „Katos studija“ biuro administratorė Dovilė mano, kad darbo vietos reprezentatyvumas priklauso nuo įmonės veiklos. „Jeigu biuras skirtas susitikimams su klientais, darbo vieta būtinai turi būti tvarkinga. Reikėtų nepamiršti, kad reprezentatyvumas – tai pirmiausia tvarka. Beje, darbo vieta – tai ne tik stalas ir tai, kas yra ant jo. Ši sąvoka apima ir interjero detales, darbo priemones.“
Kokia turėtų būti darbo vieta
„Administratorės stalas turi atrodyti taip, kad apsilankęs klientas suprastų, kuria kryptimi eiti: ant stalo turėtų būti informacijos apie įmonę – bukletų, lankstinukų ir pan. Darbo aplinkoje turi būti visa duomenų bazė, kad prireikus informacijos netektų bėgti į kitą kabinetą“, – sako UAB „Katos studija“ biuro administratorė Dovilė, ant kurios darbo stalo – telefonas, faksas, svarbiausi dokumentai, šalia švietimo aparatas. Kiekvienas daiktas turi savo vietą – taip dirbti kur kas lengviau. „Žinoma, rimtai dirbant neįmanoma palaikyti pedantiškos tvarkos. Ant stalo gali būti ir kūrybinė netvarka, tačiau tik tokia, kai tučtuojau galima surasti reikiamą daiktą.“ Biuro administratorė sako, kad asmeniniai daiktai ant stalo darbui neturėtų trukdyti, tačiau pati jų nemėgsta laikyti: „Nereikėtų eksponuoti savo asmeninio gyvenimo klientui atviroje erdvėje. Jeigu kabinetas būtų atskiras – mielai įsirėminčiau šeimos nuotrauką. O gėlių ant stalo atsiranda tada, kai jų padovanoja kolegos“, – šypsosi Dovilė ir priduria, kad nereikėtų spręsti apie žmogų pamačius jo darbo vietą. Lygiai taip pat klaidinga būtų susidaryti nuomonę remiantis vien tik išvaizda…
Kai akys pavargsta nuo žiūrėjimo į monitorių arba tiesiog norisi minutėlę atsipalaiduoti, akys nukrypsta į šalia stovintį didžiulį akvariumą. Juo rūpinasi visi kartu: pašeria žuvytes, iškviečia specialistą, kuris akvariumą išvalo.
UAB Verslo spaudos centro biuro administratorės Indrės lenktos formos stalą puošia keletas mielų statulėlių – administratorės nuomone, miela smulkmenėlė įkvepia, praskaidrina nuotaiką, padeda kilti naujoms idėjoms – tai jokiu būdu negali trukdyti darbui. Ant sienos pakabintas modernistinis paveikslas visada pritraukia atėjusiųjų žvilgsnius. Biuro administratorės nuomone, darbo vietoje praleidžiame daug laiko, todėl neįmanoma neišreikšti savo vidinių ypatybių joje.
„Apskritai nei pedantiška tvarka, nei kūrybinė netvarka darbui nepadeda. Jo kokybė priklauso nuo kitų dalykų: profesionalumo, atsakingumo, bet ne nuo to, kaip išdėlioti daiktai“, – mano biuro administratorė.
Bendras ar atskiras kabinetas
Biuro administratorės darbas – tai ne tik dokumentų tvarkymas, asistavimas vadovui, bet ir nuolatinis bendravimas su klientais. Žinoma, geriausia tada, kai kabinetas atskiras – kolegos netrukdo vieni kitiems. Tačiau, deja, ne visada įmanoma džiaugtis tokia prabanga. Gerai, jei kolega, su kuriuo tenka dalytis kabinetu, draugiškas ir neplepus. Deja, šito irgi nepasirinksi…
UAB Verslo spaudos centro biuro administratorė Indrė įsitikinusi: būtinai reikia dirbti atskiroje patalpoje. „Jeigu kabinete bus kitų darbuotojų, įmonės reprezentatyvumas priklausys ir nuo jų. Tai nėra gerai, nes pirmiausia įmonei atstovauja biuro administratorė, su ja kalbasi atėję žmonės, taigi ji prisiima atsakomybę. O atsakyti už kitus žmones, jų darbo vietos tvarką – neįmanoma.“
UAB „Katos studija“ biuro administratorės Dovilės nuomonė kitokia: „Jeigu biure dažnai lankosi klientai, atskiras kabinetas netinka, tačiau jei tik bendraujama telefonu ar elektroniniu paštu, atskira patalpa – puiku. Tai priklauso nuo įmonės specifikos.“
Dovilė kabinetu dalijasi su dar vienu kolega, tačiau patalpa pereinama, taigi bet kuriuo metu gali vaikščioti kiti darbuotojai. „Tai aš daugiausia kalbu telefonu, todėl reikėtų klausti kolegų, ar jų neblaškau. Kol kas pastabų nesulaukiau“, – sakė biuro administratorė Dovilė.
Šaltinis: Pačiolis – „Biuro administravimas”
