Dokumentacija, inventorius, klientų duomenų bazės ir kt. – neįkainojamas kiekvienos įmonės turtas. Tačiau ar visa tai būtų sukaupta be personalo? Ar įmonė, kurioje dirba nekvalifikuoti specialistai, kur neegzistuoja komandinis darbas ir nesistengiama įmonės labui, gali pasigirti klientų pertekliumi ir įspūdingais pelną rodančiais skaičiais? Turbūt retas vadovas tvirtins, kad viską pasiekė pats, be patikimų, profesionalių darbuotojų pagalbos. Tačiau tokią komandą konkurencinėje rinkoje suburti nėra taip paprasta…

Bendradarbiavimas komandoje: kaip laiko ir energijos išteklius panaudoti kuo efektyviau

Reikia naujo darbuotojo…

Dažniausiai naujo darbuotojo ieškoma tada, kai kuris nors palieka savo darbo vietą ar įmonė plečia veiklą. Darbuotojų skaičius pirmiausia priklauso nuo veiklos apimties ir dažnai nuo vadovo: vienas galbūt priims vieną produktyvų ir labai gerą specialistą, kitas tam pačiam darbui atlikti pasikvies du, bet mažiau produktyvius; vienas pageidaus, kad naujas darbuotojas atliktų daugiau užduočių, kitas tą patį krūvį paskirstys dviem ir t. t. Tai, žinoma, priklauso ir nuo įmonės apyvartos: jei lėšų nuolat trūksta, stengiamasi priimti mažiau naujų žmonių, nes kiekvienas naujas darbuotojas – tai ne tik pelnas įmonei, bet ir jos investicijos į jį, kurios, beje, panaudotos tinkamai, atsiperka.

Kai nusprendžiama, kad į savo būrį reikia priimti daugiau asmenų, kyla klausimas, kur susirasti naudingą įmonei specialistą? Tuo labiau dabar, kai daugybė nekvalifikuotų žmonių ieško darbo ir pasiryžę dirbti bet ką net ir už nedidelį atlyginimą. Pasak rinkodaros komunikacijų agentūros „Fabrica“ direktoriaus Arvydo Ivoškaus, kai kuriose bendrovėse, atsižvelgiant į įmonės ateities tikslus, yra vadinamasis darbuotojų rezervas – jų šiek tiek daugiau nei tuo metu esančio darbo krūvio, žinoma, jei leidžia bendrovės lėšos. Tai patogu, nes įmonėje bet kuriuo momentu yra žmonių, galinčių eiti pareigas, kurios atsiras, tarkime, pradėjus dalyvauti numatytame projekte. Jei tokio rezervo įmonė neturi, tenka ieškoti kitur.

„Kiekvienam geram, įmonei naudingam specialistui reikia sudaryti tinkamas darbo sąlygas. Nuo ko priklauso agentūrų, įmonių lygis, vieta populiariųjų sąraše? Nuo joje dirbančių žmonių! Jei įmonės reitingai krinta, vadinasi, ją paliko geras projektų vadovas, dizaineris ar vadybininkas…“ – dalijosi mintimis direktorius A. Ivoškus.

„Dažniausiai naujų darbuotojų ieškoma, žinoma, tarp pažįstamųjų, – sakė UAB „Karkasiniai namai“ direktorius Juozas Andriulionis. – Taip kur kas saugiau: galima susirasti tikrai patikimą žmogų, negaišti laiko atrenkant naujus. Juk priimdamas visiškai nepažįstamą žmogų nežinai nei jo sugebėjimų, nei charakterio ypatybių, kurios taip pat svarbios, kaip ir praktiniai įgūdžiai ir sugebėjimai. Pažinti žmogaus neįmanoma pasikalbėjus net ir keletą kartų.“

O ką daryti, jei pažįstamasis nuvilia: nepateisina lūkesčių ar sulaukiama priešiškos kolektyvo reakcijos? Juk jį atleisti kur kas sunkiau nei svetimą…

„Vadinasi, buvo pasirinktas netinkamas asmuo, juk negalima iškart priimti net ir gero draugo, jei jis nieko neišmano tam tikroje darbo srityje. Būtina rinktis iš kvalifikuotų, patikimų pažįstamųjų“, – mano vadovas J. Andriulionis.

Kita populiari naujų darbuotojų paieškos forma – skelbimai laikraščiuose ar internete. Efektyvumas priklauso nuo daugelio veiksnių: į kokį leidinį dedamas skelbimas, kaip formuluojamas. Jei nenurodomi reikalavimai kandidatui, labai tikėtina, kad atsilieps daug netinkamų – tai užims laiko atrenkant geriausią. Svarbu trumpai ir aiškiai išdėstyti pageidavimus ir darbo pobūdį.

Dar vienas būdas – „auginti“ jauną, perspektyvų žmogų. „Galima priimti, pavyzdžiui, paskutinio kurso studentą, investuoti į jo tobulėjimą. Didžiausias pranašumas tai, kad tai jaunas, kupinas idėjų, aktyvus žmogus, kurio vienas pagrindinių tikslų – siekti karjeros ir tobulėti“, – siūlo rinkodaros komunikacijų agentūros direktorius A. Ivoškus.
„Tačiau toks būdas turi ir trūkumų, – papildo vadovas J. Andriulionis. – Jauni studentai – tai žmonės be patirties, jiems mokyti reikia skirti nemažai lėšų, be to, nežinia, ar įgijęs žinių jis nepaliks įmonės, investavusios į jį…“

Vadovai taip pat gali pasinaudoti ir darbuotojų atrankos bendrovių paslaugomis. Dažniausiai tokį būdą renkamasi tada, kai reikia kelių įvairių kvalifikacijų darbuotojų, kai trūksta laiko ieškoti patiems ar tiesiog norima išvengti priimti netinkamą žmogų ir pan. Atrankos bendrovės parenka tinkamiausius kandidatus, tada jau svarbus vadovo bendradarbiavimas – tik pasitardami ir analizuodami jie kartu ras tinkamiausią žmogų.

Kartais vadovai naudojasi ir valstybinių darbo biržų paslaugomis. Dažniausiai tuo atveju, kai ieško paprastų, nebūtinai kvalifikuotų darbininkų.

A. Ivoškus sako, kad reklamos industrijoje rasti kvalifikuotų darbuotojų labai sunku. Ieškoti kitose rinkose, t. y. kitose šalyse, gali tik tam tikro sektoriaus vadovai, pavyzdžiui, statybininkai. Kitaip yra, tarkime, reklamos srityje – žmogus, kurdamas reklamą, turi išmanyti tos šalies kultūrą, žmonių mentalitetą, suprasti psichologiją. Taigi naudojamasi dar vienu kvalifikuotų darbuotojų paieškos būdu – pakvietimu dirbti iš konkurentų įmonės į savo.

„Gal ir nemaloniai skamba – nusivilioti iš konkurentų, tačiau dabartinės rinkos sąlygomis tai natūralus būdas. Žinoma, tai turi būti daroma tinkamai. Kaip persiviliojamas žmogus? Siūlant jam geresnes darbo sąlygas. Dabar tam ypač palankus metas – juk daug įmonių bankrutuoja, tad stipresnės įmonės gali stebėti situaciją ir išsirinkti tinkamiausią specialistą. Be to, reklamos versle, kaip jokiame kitame, kandidatai ypač kreipia dėmesį, kokia tai įmonė, agentūra: ar žinoma rinkoje, ar perspektyvi, koks bendravimas ir bendradarbiavimas ir t. t. Tokie dalykai kūrybingiems žmonėms itin svarbūs. Kita vertus, jei reklamos agentūra neturi didelių užsakymų, vadinasi, dizaineris neturės svarbaus darbo, o tai reiškia, kad negalės savęs realizuoti“, – mano direktorius A. Ivoškus.

Profesionalus kandidato įvertinimas padeda sutaupyti

Vadovas ar sudaryta personalo atrankos komisija atrinko keletą kandidatų. Kaip įvertinti, kuris tinkamiausias? Šiuo atveju svarbi visa informacija apie potencialų darbuotoją: jo gyvenimo aprašymas, testai, rekomendacijos, pokalbiai. Būtent – pokalbiai. Jų turi būti bent keli. Dauguma vadovų sako, kad niekada nepriimtų dirbti žmogaus, pabendravę su juo vos kartą.

Kad kandidatų atranka užimtų kuo mažiau laiko ir būtų efektyvi, reikėtų iš anksto nuspręsti, kokiais kriterijais vadovaujantis bus renkamasi, suformuluoti klausimus pokalbiui ar testui, pasirengti lentelę, kurioje, pavyzdžiui, balais bus vertinamas kiekvieno kandidato atrankos kriterijus: sugebėjimas derėtis, vadovauti, kalbų mokėjimas, kūrybiškumas ir t. t.

Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad darbuotojai gali būti profesionalūs skirtingose srityse: vienas gal bus puikus rinkos analitikas, tačiau visiškai prastas administratorius, kitas gal neišmanys buhalterijos, bet galės įmonei atnešti didžiulį pelną.

Kandidato gyvenimo aprašyme kuo aiškiausiai matoma, kur jis yra anksčiau dirbęs. Vienas būdų apie jį sužinoti daugiau – pasiteirauti ankstesnių darboviečių vadovų, koks tai žmogus, kaip atlikdavo savo pareigas: svarbu ne tik, kaip žmogus dirbo, bet ir jo asmeninės savybės: ar nekonfliktiškas, punktualus, pareigingas ir t. t. Tai ypač aktualu dabar, kai į tam tikrą darbo vietą pretenduoja daugybė ne itin kvalifikuotų žmonių.

Vieni vadovai pasitiki tik savais vertinimo metodais, sudarytais klausimynais, testais, kiti tai patiki konsultacinėms įmonėms. A. Ivoškus pritaria kandidatų testavimui: „Atskleidžiamas žmogaus psichologinis suvokimas, jo loginis mąstymas. Tai nėra blogai, tuo labiau kad žmogus priimamas remiantis ne vien testo atsakymo rezultatais. Greičiau tai tarsi saugiklis, padedantis nepraleisti esminių dalykų, įžvelgti kandidato pranašumus ir trūkumus. Pagal pretendento atsakymus pokalbio metu lengviau formuluoti klausimus – jau aišku, į ką labiau orientuotis.“

Rekomendacijomis direktorius nelabai pasitikėtų – juk dažnai pasitaiko, kad, atleidęs darbuotoją, vadovas, norėdamas sušvelninti situaciją, pabrėžia tik gerąsias savybes. O jei jau tenka atleisti, vadinasi, greičiausiai kuo nors netiko įmonei… O gal tiesiog sunkmetis privertė taip pasielgti… Todėl iš rekomendacijų sužinoti blogųjų savybių, o tuo labiau įvairių detalių beveik neįmanoma.

Kokios dažniausiai pasitaikančios klaidos vertinant kandidatą? Viena jų – skubėjimas. Retai kada pavyksta per trumpą laiką rasti gerą specialistą, todėl skubėjimas ir kokybė šiuo atveju – nesuderinami. Gyvenimo aprašymai, motyvaciniai laiškai dažniausiai būna nepriekaištingi, kartais net pagražinti – vadovas ar kitas atrenkantis kandidatus žmogus neturėtų pasikliauti pirmu įspūdžiu nepasidomėjęs daugiau. Tuo labiau kiekvienas kandidatas pokalbio metu save stengiasi pateikti kaip įmanoma geriau.

Dar viena klaida – išankstinė nuomonė. Ją vadovas gali susidaryti iš gyvenimo aprašymo, atsiliepimų ir pan. Pokalbis neduos jokių rezultatų, jei potencialaus darbuotojo žodžiai atsimuš kaip į sieną.

Vadovai dažnai klausia kandidato, kokios jo neigiamos savybės. Vieni jas iškloja tiesiai šviesiai. Kitų išryškėja per pokalbį. Žinoma, joks vadovas nepageidauja darbuotojo, turinčio krūvos blogybių, tačiau aišku, kad absoliučios teigiamybės jis nesuras. Todėl svarbu įvertinti, ar, pavyzdžiui, noras būti lyderiu įmonėje toleruotinas, ar kaip tik kliūtis darniam darbui. Netinkama pozicija, kai atrenkantis kandidatus žmogus itin sureikšmina neigiamas savybes ir pagal tai vertina potencialų darbuotoją.

Yra tekę girdėti, kad priimant į darbą svarbu labiau vertinti žmogaus kvalifikaciją ir nekreipti dėmesio į su darbu nesusijusius dalykus. Kas tie su darbu nesusiję dalykai? Žinoma, amžius, tautybė, lytis ir t. t. Kiti dar įvardija išvaizdą, sugebėjimą bendrauti. Tačiau jei ieškomas vadybininkas, o kandidatas šiai pozicijai užimti yra tylus ir drovus, tai kažin ar vadovas turėtų į tai nekreipti dėmesio ir užmerkti akis? O jei reikalingas vertėjas? Ar būtu reprezentatyvu, jei vertėjautų susigūžęs, netvarkingas žmogus? Tai niuansai, bet labai svarbūs. Žinoma, būtų neteisinga, jei vadovas priimtų į darbą pagal savo susidarytus stereotipus: būtinai jauną, tam tikros tautybės, išvaizdos žmogų.

Dar viena pasitaikanti klaida – lyginimas. Tai vyksta dažniausiai nesąmoningai. Jei susitinkama su daugeliu kandidatų, atrenkantis kandidatus žmogus nejučia ima lyginti su anksčiau buvusiais, nutoldamas nuo suformuluotų kriterijų ir reikalavimų.

„Labai dažnai vadovai renkasi pagal save ir pageidauja patogaus darbuotojo – daugeliui sunku priimti geresnį ar protingesnį, – sako A. Ivoškus. – Pavyzdžiui, jei vadovas intravertas renkasi panašius į save darbuotojus, jam nepavyks suburti įvairios komandos. Reklamos versle turi vyrauti ypač platus požiūris. Kuriame reklamą daugeliui skirtingų žmonių, pristatome pačius įvairiausius dalykus, todėl į savo kolektyvą kvietėme kūrybingas, nuovokias asmenybes.“

Be to, reikia neužmiršti, kad renkasi ne tik vadovas, renkasi ir kandidatas – dirbti ar nedirbti šioje įmonėje. Jei su juo bus kalbama nemandagiai, klausinėjama asmeninių dalykų, neatsakoma į klausimus, galima labai greitai netekti galbūt profesionalaus darbuotojo. O įmonė savo įvaizdį kilstelės laipteliu aukštyn, jei nelaimėjusiesiems konkurso asmeniškai tai praneš.

Ekskursija po įmonę…

Iš daugybės kandidatų atrinktas vienas – pats tinkamiausias. Tai jokiu būdu nereiškia, kad pagrindinis darbas atliktas. Laukia dar ir kitų. Vienas jų – supažindinti darbuotoją su kolektyvu, įmonės tikslais, vizija, vidaus tvarkos taisyklėmis, parodyti jam darbo vietą, paaiškinti, ką turės daryti.

„Ar daug laiko reikės sugaišti viską aprodant darbuotojui, priklauso nuo to, kokia jo darbo patirtis toje srityje. Jei tai žmogus, dirbęs panašioje srityje, jam reikės tik pasakyti, kur laikoma įmonės dokumentacija, kur kokį daiktą rasti. Tačiau jei jis naujokas, kam nors teks mokyti ir aiškinti, o tai nėra labai naudinga įmonei – gaištamas laikas“, – sako J. Andriulionis.
„Jeigu įmonė nedidelė, naują darbuotoją nesunku pristatyti kiekvienam“, – mano vadovas A. Ivoškus. Mūsų įmonėje būtent taip ir daroma: pats direktorius naują darbuotoją supažindina su personalu, visi susėda prie stalo, kiekvienas šiek tiek papasakoja apie save, aptaria, kokius darbus turės atlikti kartu. Reikia gerbti kiekvieną žmogų, nesvarbu, kad dabar daugybė pasiruošę imtis bet kokio darbo.“

Priimant į darbą naują žmogų, svarbu aiškiai pasakyti, ko iš jo tikimasi, ką gali pasiūlyti įmonė, kokie jos tikslai ir misija. Kad žmogus tikrai būtų atsidavęs darbui, svarbu motyvacija, tad reikėtų pasakyti, kokios įmonės ateities perspektyvos. Kad darbuotojas nesijaustų apgautas, turėtų žinoti visus su juo susijusius dalykus: apie darbo užmokesčio mokėjimo tvarką, galimas premijas, reikalavimus, turėtų būti susipažinęs su vidaus tvarkos taisyklėmis, pareiginiais nuostatais ir pan.

Pasak direktoriaus A. Ivoškaus, pareiginės instrukcijos – jau pasenęs dalykas. Jo vadovaujamoje agentūroje kuriama vadinamoji „Biblija“, kur išdėstytos vizijos, vertybės, patarimai, kaip elgtis konkrečioje situacijoje.

Programa maksimum

Darbuotojas priimtas, su įmone supažindintas. Kita vadovo užduotis – sudaryti jam sąlygas atsiskleisti, panaudoti visą savo potencialą. Kokiais būdais tai pasiekti? Kažin ar darbuotojas galvos apie tai, kaip jam pritraukti kuo daugiau klientų, jei sėdės nepatogioje kėdėje ar nuolat bėgios į kitą kabinetą skolintis darbo priemonių. Smulkmena? Tačiau labai svarbi. Kad ir kokia taupymo programa būtų įdiegta įmonėje, darbuotojais pasirūpinti būtina. Nebus gerų darbuotojų, nebus ir pačios įmonės.

Taigi darbuotojams turėtų būti sudarytos visos sąlygos dirbti: patogi darbo vieta, aprūpinimas reikalingais darbui daiktais, aiškus žinojimas, ką turi padaryti, ir t. t. Atlyginimas už darbą irgi ne ką mažiau svarbus. Jei žmogus jausis deramai įvertintas, dažniausiai tai jam bus paskata padaryti daugiau ir geriau.

Darbuotojų darbo kokybė labai priklauso ir nuo jų poreikio patenkinimo. Tarkime, jei darbuotojui nebus sudarytos sąlygos papietauti, jei darbe jis jausis nesaugus, negerbiamas, nebus suteikta galimybė saviraiškai, nėra ko stebėtis, kad darbą atliks neproduktyviai. Įdomu tai, kad pagal garsaus amerikiečių mąstytojo Abrahamo Maslow poreikių skirstymo teoriją žmogui svarbiausias žemesniųjų poreikių patenkinimas, t. y. valgymas, miegas ir t. t., ir tik vėliau tampa aktualūs aukštesnieji: sėkmė, garbė, saviraiška.

Skatinti tikslingą veiklą galima motyvuojant. Vienas motyvavimo būdų – aiškūs įmonės tikslai. Jei jie migloti, darbuotojams neįvardyti – vargu ar kuris, kad ir pats lojaliausias įmonei, sugebės tinkamai ir entuziastingai dirbti neaišku dėl ko. Na, nebent dėl atlyginimo. Bet ar kas norėtų tokio darbuotojo? Taip pat svarbu įtraukti kolektyvą priimant sprendimus, klausti nuomonės, bendrauti kaip su lygiu partneriu, vadovautis teisingumu – tada darbuotojas jausis saugus ir galės visas jėgas atiduoti darbui. Žinoma, didelę reikšmę turi ir tai, ar patinka atliekama veikla…

„Svarbu suteikti žmogui laisvę, tada jis panaudos visą savo kūrybiškumą ir energiją, – mano A. Ivoškus. – Kad jis ta laisve nepradėtų piktnaudžiauti, būtina iš pat pradžių reikalauti atsakomybės. Nepuolu kontroliuoti darbuotojo kiekvieno veiksmo – kur kas svarbiau rezultatas. Laisvė be atsakomybės absoliučiai nieko verta.“

Direktorius pasakoja, kad jo vadovaujamoje agentūroje išklausomas kiekvienas siūlymas, darbuotojai įvairiai skatinami: už gerus rezultatus jiems mokami komisiniai, retkarčiais, kai atlieka darbą, gali išeiti anksčiau namo, dirbę viršvalandžius turi galimybę gauti laisvadienį (tai kolektyvui kur kas priimtiniau nei už papildomas darbo valandas sumokami pinigai), darbuotojai siunčiami į mokymus, kursus, vyksta seminarai, mokymai ir pačioje agentūroje. Pavyzdžiui, kiekvieną ketvirtadienį (pačių darbuotojų pageidavimu!) vyksta vidiniai mokymai: kiekvienam (taip pat ir vadovui) sugalvojama tema, pagal kurią jis turi parengti pranešimą. Tai temos, kurioms ruošiantis reikia pasukti galvą, išlaisvinti kūrybines galias ir protą. Ir nė vienoje interneto svetainėje nerastų informacijos – tenka pasikliauti tik savo galva. O žmonės ir nesiskundžia, atvirkščiai – patenkinti: gimsta diskusijos, naujos idėjos, o ir motyvacija tai nebloga.

„Kartą naujas darbuotojas nepasiruošė – kaip kiti pasipiktino! To užteko – nepasirengusių daugiau nebūna“, – šypsosi A. Ivoškus.

Darbuotojų noras gimtadienio proga gauti knygyno dovanų čekius direktorių paskatino kas mėnesį skirti tam tikrą pinigų sumą knygoms – agentūros bibliotekai. Yra ir virtuali – kiekvienas, norintis pasidalyti seminarų medžiaga ar radęs įdomų, aktualų straipsnį, įdeda jį į duomenų bazę ir vidiniu elektroniniu paštu visiems apie tai praneša.

Sistemingas darbuotojų vertinimas – efektyvus personalo valdymas

Darbuotojas puikiai dirba, rezultatai džiugina, jis tobulėja – ar tai reiškia, kad galima atsipūsti – juk viskas savo vėžėse? Anaiptol.

„Darbuotojus būtina vertinti: pabrėžti, ką padarė gerai, nurodyti klaidas, padaryti išvadas, apibendrinti. Kitaip žmonės, kad ir kokie geri darbuotojai būtų, apsnūs, nebežinos, ar gerai dirba, ką ne taip daro. O jei nežinos, tai negalės pasitaisyti, tobulėti. Be to, vertinimas naudingas ir vadovui: jis objektyviau galės spręsti apie vieno ar kito darbuotojo tinkamumą eiti pareigas, jo naudą įmonei, galės laiku pastebėti trūkumus ir užkirsti jiems kelią. Svarbu, kad vertinimas būtų ne laiką atimantis formalumas, o konkrečios naudos teikiantis procesas“, – mano J. Andriulionis.

Dauguma vertinimą suvokia kaip egzaminavimą, klaidų ieškojimą ir su siaubu laukia tos dienos. Kodėl taip yra? Galbūt pagrindinė priežastis ta, kad darbuotojams tiksliai nepaaiškinama, ko vadovas tikisi iš vertinimo, nepasakomi tikslai ar konkrečiai nenurodomi vertinimo kriterijai. Jei visa tai pateikiama aiškiai, tada vertinimas tampa ne pačiu didžiausiu siaubu, o dar viena motyvavimo priemone – iš rezultatų paaiškėja, ką kiekvienas turi padaryti, kad būtų palankiai įvertintas.

Kaip vertinti? Pirmiausia – objektyviai. Čia jau reikėtų atmesti visas simpatijas ir antipatijas, susikoncentruoti tik į darbo rezultatą. Kas tai galėtų atlikti? Dažniausiai – vadovas. Kai kuriose įmonėse to prašoma kolegų ar netgi klientų. Kartais didesnėse įmonėse sudaroma ir vertinimo komisija.

Vienose įmonėse vertinama kas ketvirtį, kitose – kas mėnesį, dar kitur – kartą per metus. Būdai – patys įvairiausi. Vieši ir individualūs pokalbiai, anketos, susirinkimai.

„Norint įvertinti, pirmiausia reikia iškelti tikslą ir tobulėjant jo siekti. Netgi labai geras specialistas gali būti vertinamas nepalankiai vien todėl, kad netobulėjo, o ne toks geras, bet nuolat besistengiantis tobulėti bus kur kas geriau įvertintas“, – sako A. Ivoškus, kurio vadovaujamoje agentūroje su nepasiekusiu numatytų tikslų darbuotoju kalbama individualiai. Vadovas klausia, kuo gali jam padėti, kad darbas būtų našesnis. Per susirinkimus nemoralizuojama, tik paminima problema dėl to, kad kiti nepadarytų tokios pačios klaidos.

Sonata Gruodytė

“Pačiolis”, “Vadovas”


Bendradarbiavimas komandoje: kaip laiko ir energijos išteklius panaudoti kuo efektyviau

Mokymai: „Bendradarbiavimas komandoje: kaip laiko ir energijos išteklius panaudoti kuo efektyviau“