Straipsnyje nagrinėjama aktuali tema – pretenzijų rengimas. Kadangi tai nėra griežtai reglamentuojamas siunčiamasis dokumentas, kyla įvairių klausimų, kokia turi būti šio dokumento forma. Taigi straipsnyje aptariami du rašomų pretenzijų pavyzdžiai – įmonių ir asmenų.
Viena iš žodžio pretenzija reikšmių yra reiškiamoji teisė; raštas, kuriuo reiškiama toji teisė: Turi pretenzijų į palikimą. Pareikšti pretenziją. Pretenzijoms priimti paskirtas terminas.
Pagrindinis dokumentas, kuriuo reikia vadovautis rengiant dokumentus, yra Dokumentų rengimo taisyklės (patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117). Tačiau, kalbant apie siunčiamuosius dokumentus, griežtai pagal reikalavimus rengiami tik raštai ir pažymos (raštas – dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klausdama, prašydama, atsakydama, informuodama. Raštais apibendrintai vadinami įvairūs prašymai, paklausimai, atsakymai, priminimai, užsakymai ir kt.
Pažyma – informacinis dokumentas, kuriame pateikiami ir apibūdinami duomenys apie kokį nors klausimą, aprašomi kokie nors įvykiai, prireikus gali būti teikiamos išvados ir pasiūlymai). Taigi pretenzijų, kaip dokumento, formos gali būti įvairios – internete galima rasti įvairių šio dokumento formų, parengtų tam tikrų įmonių, įstaigų ir skirtų jų paslaugomis nepatenkintiems klientams. Kaip tokioje gausybėje susigaudyti, kuri forma tinkama, o kurioje yra tam tikrų netikslumų?
Rengiant dokumentus, kurie nėra griežtai reglamentuojami Dokumentų rengimo taisyklių (2011), visgi reikėtų stengtis tinkamai išdėstyti rekvizitus.
Pirmiausia aptartina įstaigų, įmonių, organizacijų rengiamos pretenzijos forma (1 pavyzdys). Nors galima rasti įvairių pavyzdžių, reikia atminti, kad šis dokumentas siunčiamas kitai įstaigai ar įmonei, todėl turėtų būti įforminamas kaip siunčiamasis dokumentas. Remiantis Dokumentų rengimo taisyklėmis (patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117), šis dokumentas turi turėti šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis, adresatą, dokumento pavadinimą, dokumento datą, registracijos numerį, gauto dokumento nuorodą (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstą, parašą, dokumento rengėjo nuorodą.
Būtina atkreipti dėmesį, kad rūšinis dokumento pavadinimas – šiuo atveju PRETENZIJA – rašomas išilginiu centruotu būdu didžiosiomis paryškintomis raidėmis (o ne prie kairės paraštės), gali turėti ir teksto antraštę – dėl ko rašomas.
Kai dokumento pavadinimas išdėstomas tokiu būdu, data – mišriuoju būdu (pavyzdžiui, 2012 m. gegužės 15 d.) arba arabiškaisiais skaitmenimis (pavyzdžiui, 2012-05-15), turi būti rašoma po juo taip pat centruotai praleidus vieną eilutę, šalia parašomas registracijos numeris, pavyzdžiui:
| PRETENZIJA |
| DĖL SIUNTOS PRISTATYMO |
| 2012-05-15 Nr. 4-21 |
Dažnai galima matyti, kad po data rašoma sudarymo vieta, pavyzdžiui:
| 2012-05-15 |
| Vilnius |
Tačiau šio rekvizito rašyti nereikia, nes formoje yra matomi įstaigos duomenys, kur yra parašytas adresas.
Kadangi pretenzija – laisvos formos dokumentas, parašo rekvizitas gali būti dėstomas dviem būdais:
1. Įprastas oficialiuose dokumentuose:
Pareigos (Parašas) Vardas Pavardė
2. Rodantis pagarbą net kilus nemaloniai situacijai ir ne toks oficialus:
Pagarbiai
Pareigos (Parašas) Vardas Pavardė
Arba
Pagarbiai
Pareigos
(Parašas)
Vardas Pavardė
Pastarasis būdas gali rodyti pasirašančio asmens gebėjimą išlikti kultūringam, gebančiam kontroliuoti padėtį.
Neretai asmenys būna nepatenkinti nusipirko daikto kokybe, suteiktomis paslaugomis, gautomis sąskaitomis ar pan. ir dėl to rašo įmonei pretenziją. Tačiau asmenims rašant pretenziją yra keli kitokie tokios pretenzijos formos rekvizitų dėstymo ypatumai: rašomas dokumento sudarytojo vardas, pavardė didžiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu, apačioje pateikiami kontaktiniai duomenys, kad įmonės atstovai galėtų susisiekti (2 pavyzdys). Kiti rekvizitai tokie patys kaip ir įmonių rašomose pretenzijose, išskyrus dokumento rengėjo (asmens rašomos pretenzijos apačioje nenurodomas rengėjo vardas, pavardė, telefonas, faksas).
Pabrėžtina, kad jeigu rengiamo dokumento viršuje yra nurodytas sudarytojo vardas ir pavardė, jų dokumento tekste nereikia kartoti.
Pirmiausia asmuo turėtų sužinoti, kam teikiama pretenzija – jeigu įmonė didesnė ir turi klientų aptarnavimo ar skundų priėmimo skyrių, geriausia būtų nunešti ten, įteikti du pretenzijos egzempliorius, vienas iš jų įforminamas patvirtinimo, kad dokumentas gautas ir oficialiai užregistruotas, žyma (dedamas spaudas, t. y. gauto dokumento registracijos žyma).
Žinoma, galima siųsti ir paštu arba faksu, tačiau patvirtinimo, kad dokumentas gautas ir užregistruotas, nebus sulaukta. Teikiant pretenziją reikėtų pasiteirauti, per kiek dienų bus pateiktas atsakymas.
Pretenzijos teksto ypatybės
Rašant tekstą reikėtų laikytis lakoniškumo principo – mintis dėstyti aiškiai, glaustai, suprantamai:
- pirmiausia paaiškinama situacija, nurodant tikslias datas ir aplinkybes;
- išdėstomi konkretūs reikalavimai arba nurodoma ginčijama suma, tai būtina pagrįsti išsamiais paaiškinimais, sudarytos sutarties punktais, tam tikrais teisės aktais, konvencijomis ir pan.;
- būtų galima nurodyti pageidavimą dėl tikimybės gauti raštišką atsakymą ar netgi paaiškinti, kokių veiksmų bus imamasi, jeigu nebus sprendžiama susidariusi situacija ar kilęs ginčas, pavyzdžiui, bus kreipiamasi į priežiūros institucijas, bus nutraukta paslaugų ar bendradarbiavimo sutartis ir pan. Pabrėžtina, kad 3 punktą rekomenduojama rašyti, jeigu pretenzija rengiama tai pačiai įmonei jau ne pirmą kartą arba siunčiate pakartotinai. Pirmą kartą rašant pretenziją tokių nurodymų pateikti nebūtina, netgi nelabai etiška – gal įmonė viską išspręs taikiai ir dalykiškai;
- būtinai prie pretenzijos pridėkite visų turimų dokumentų, įrodančių konfliktinę situaciją, kopijas (čekius, sąskaitas, nuotraukas ir kt.). Tai nurodoma tekste:
- • naujoje paskutinėje pastraipoje rašoma didžiosiomis raidėmis PRIDEDAMA;
- • jeigu pridedate vieną dokumento kopija, tai parašote toje pačioje eilutėje, pavyzdžiui:
PRIDEDAMA. Stalo pirkimo čekio kopija, 1 lapas.
• jeigu pridedate dvi ar daugiau dokumentų kopijų, jas numeruojate ir rašote naujoje eilutėje, pavyzdžiui:
PRIDEDAMA:
1. Sąskaitos faktūros LED Nr. 1111111 kopija, 1 lapas.
2. Siuntos priėmimo akto Nr. 03-15 kopija, 1 lapas.
Prisiminkite, kad originalūs dokumentai prie pretenzijos nesegami, įrodyti užtenka kopijų.
Kadangi pretenzijos tekste dažnai nurodomos sumos ar kiti daugiaženkliai skaičiai, atkreiptinas dėmesys į jų rašymą. Galima matyti klaidingų pavyzdžių, kai nekreipiant dėmesio į taisykles sumos rašomos su taškais, pavyzdžiui, 12.000 Lt,- skola. Šiame pavyzdyje yra net du netikslumai, pirma, rašant daugiaženklius skaičius taškas nededamas (tai sakinio ribų ar tam tikrų santrumpų ženklas). Jeigu norima atskirti skaičių klases, tarp jų paliekamas vienas tarpelis – 12 000. Antra, lito santrumpa (kaip ir kitų matavimo vienetų) tekste rašoma be jokių taškų, kablelių ar brūkšnelių – 12 000 Lt skola. Tekste pinigų sumos gali būti rašomos taip: 12 000 Lt skola; 12 000, 70 Lt skola; 12 000 Lt 70 ct skola. Nerašome 12 000,- Lt skola.
Taigi rengiant pretenziją rekomenduojama ne tik rekvizitus dėstyti remiantis Dokumentų rengimo taisyklėmis (2011), bet ir atkreipti dėmesį į teksto rašymo bei taisyklingumo principus.
————————————————————
1 pavyzdys
| AKCINĖ BENDROVĖ ‘STAKLIAI’ |
| Akcinė bendrovė, Kapsų g. 45, 0000 Vilnius, tel. (8 00) 333 5555, faks. (8 00) 222 5566, el. p. info@stakliai.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 2222222 |
UAB „XXX“
Direktoriui
Vardeniui Pavardeniui
| PRETENZIJA |
| DĖL SIUNTOS PRISTATYMO Į UAB „KKK“ |
| 2012-03-23 |
Informuojame, kad iš AB „Stakliai“ 2012-03-20 UAB „XXX“ kurjeris paėmė siuntą (važtaraščio Nr. 0000000), kurios gavėja yra UAB „KKK“. Siuntos vertė pagal UAB „KKK“ išrašytą 2012-03-20 sąskaitą faktūrą LED Nr. 1111111 yra 2 150 Lt. Sąskaita faktūra buvo vežama kartu su kroviniu.
Kadangi Jūsų mašina pateko į eismo įvykį, prekės buvo apgadintos ir neatitinka kokybės normų.
Siuntos gavėja UAB „KKK“ atsisakė priimti siuntą, todėl ji buvo grąžinta siuntėjai AB „Stakliai“. Gavę siuntą nustatėme, kad prekės neatitinka kokybės normų. Kadangi prekės yra kabės, jos turi būti tvirtai suklijuotos ir būti pagaliukų formos. Jos naudojamos baldų gamybos pneumoautomatuose. Po smūgio dalis kabių visiškai arba iš dalies subyrėjo, kitos dalies kabių pagaliukai prarado tvirtumą, o tai labai trukdo darbui, daro jį lėtesnį, reikia rūšiuoti – tai daryti mūsų klientai atsisakė. Be to, laiku negavę kabių jie patyrė nuostolių. Todėl mes reikalaujame padengti krovinio vertę pagal sąskaitą faktūrą LED Nr. 1111111 – 2 150 Lt.
PRIDEDAMA:
1. Sąskaitos faktūros LED Nr. 1111111 kopija, 1 lapas.
2. Siuntos priėmimo akto Nr. 03-15 kopija, 1 lapas.
Direktorius (Parašas) Vardaitis Pavardaitis
Vida Vidaitė, tel. (8 5) 223 3344, el. p. stakliai@info.lt
——————————————————————
2 pavyzdys
| VIDA VIDAITĖ, |
| Laisvės pr. 42-16, Vilnius, |
| tel. 8 600 55 666, el. p. vida@gmail.com |
UAB „XXX“
Direktoriui
Vardeniui Pavardeniui
| PRETENZIJA |
| DĖL PREKIŲ PRISTATYMO |
| 2012-04-15 |
| Vilnius |
Pranešu, kad 2012 m. balandžio 12 d. Jūsų parduotuvėje įsigijau rašomąjį stalą. Jis man į namus buvo pristatytas tą pačią dieną. Išpakavusi vieną dalį pastebėjau, kad subraižyti stalčių paviršiai, todėl toks baldas nėra tinkamas naudoti. Todėl reikalauju, kad man būtų pristatytas tokios pačios rūšies geros kokybės stalas. Reikalavimus grindžiu Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 6.334 straipsniu, kuris nustato mano, kaip netinkamos kokybės daiktą nusipirkusios pirkėjos, teises.
PRIDEDAMA. Stalo pirkimo čekio kopija, 1 lapas.
(Parašas) Vida Vidaitė
—————————————————————
Šaltinis: Pačiolis – žurnalas Biuro administravimas
