Efektyvus užduočių delegavimas – svarbiausia vadovo darbo sritis.
Ko galima pasimokyti iš NATO „Penkių punktų įsakymo“ formos?
Užduočių delegavimas dažnai klaidingai suvokiamas kaip vadovavimo priemonė. Deja, pats delegavimas nėra priemonė, o tiesiog paties vadovavimo esmė. Tas, kuris nedeleguoja atsirandančių užduočių, t.y., atlieka jas pats – nevadovauja.
Delegavimas yra svarbi vadovavimo proceso dalis. Ši dalis turi savo atitinkamas priemones, palengvinančias patį delegavimo – užduočių „nuleidimo“ – procesą.
Kaip matome pav. 1, delegavimo instrumentai yra viena iš formaliojo vadovavimo sudedamųjų. T.y., kiekvienas formaliai paskirtas vadovas, netgi jei jis nėra lyderis, gali naudoti, gerinti ir tobulinti užduočių perdavimą savo pavaldiniams.
Kuo delegavimas toks išskirtinis? Kodėl jis yra svarbus? Išties viskas labai paprasta ir elementaru. Prisiminus John Boyd (JAV) OODA ciklą Observation – situacija, Orientation – analizė, Decision – sprendimas/planavimas, Action – vykdymas), kuris nusako sprendimo priėmimo ir jo įgyvendinimo procesą, paaiškėja, jog nesvarbu koks genijus bebūtų vadovas, nesvarbu kokį „Synergy“ efektą yra pasiekusi įmonei vadovaujanti komanda, visi jų genialūs planai sudūžta kaip stiklo pilys, vos tik perėjus prie realaus planų įgyvendinimo.
Kitaip sakant, jeigu vadovas (tiek asmeninio, tiek kolektyvinio sprendimo atveju) nesugeba persakyti savo padaliniams, ką jie turėtų padaryti, net ir „napoleoniškas“ planas gali taip ir likti neįgyvendintas. Sulyginkime kompaniją su žmogaus kūnu: galva būtų be jokios abejonės vadovybė, na o rankos, kojos, ir kita – departamentai ar skyriai. Žmogaus nervai – tai delegavimo priemonė, nes būtent jais reikiamos užduotys patenka į reikiamas dalis. Įsivaizduokite, jog jūsų smegenys Mikelandželo, tačiau nervinė sistema – visai pakrikus. Sumanysite nutapyti Siksto koplyčios freską, o krutėti ims ne jūsų rankos, o, tarkim, kojų pirštai, atliekantys visai ne tai, ką įsivaizdavo smegenys. Rezultatas, be jokios abejonės, vargiai ar primins šedevrą.
Tad ar yra būdas, kuris užtikrintų, kad visa reikalinga informacija pasiektų mus dominantį žmogų, darbuotoją? Kariuomenė buvo tiesiog priversta surasti tokį būdą, kadangi neįvykdytas sumanymas kare reiškia toli gražu ne klientų praradimą, pelno mažėjimą ir netgi ne bankrotą, o žmonių gyvybes. Per daugelį metų karyba išgrynino užduočių delegavimo priemones, ir taip atsirado NATO „penkių punktų įsakymo“ forma, kurią galima taikyti ir verslo pasaulyje.
Tam, kad vadovas ramiai galėtų eiti miegoti, o darbuotojas nesinervintų dėl neaiškių nurodymų, vadovas savo darbe gali naudoti NATO „penkių punktų įsakymo“ formą, kaip pagalbinę priemonę, siekdamas pagerinti delegavimo kokybę. Šiuose penkiuose „įsakymo“ punktuose galima surašyti arba per juos perteikti visą įmanomą informaciją, kuri gali sietis su užduotimi. Didelė dalis informacijos nėra tiesiogiai būtina, tačiau karinė patirtis parodė, kad šiuos duomenis turėdamas pavaldinys veikia daug produktyviau ir yra lengviau motyvuojamas.
Tad apžvelkime šiuos penkis punktus.
NATO „5 punktų įsakymas“
- Situacija
- Uždavinys
- Vykdymas
- Aprūpinimas
- Vadovavimas ir ryšiai
Situacija.
Šiame punkte vadovas gali pasižymėti ir vėliau perteikti pavaldiniui viską, kas siejasi su bendra situacija, konkurentais, padėtimi firmos viduje ir rinkoje. Ši informacija yra skirta tam, kad darbuotojas veikdamas savo atsakomybės ribose, galėtų imtis iniciatyvos ten, kur to reikalauja situacija. Žinodamas bendrą padėtį, žmogus visada lengviau priima pokyčius, nurodymus ir geriau suvokia vykdomų darbų būtinybę.
Uždavinys.
Ši dalis nusako, koks uždavinys iškeltas visam skyriui, t.y., ir vadovui, kuris rengia šį „sakymą“. Tai padeda darbuotojui suprasti viso departamento ar skyriaus darbo svarbą ir vietą strateginiame visos firmos plane.
Vykdymas.
Čia vadovas iš pradžių bendrais bruožais nurodo būsimų veiksmų pobūdį, planą. Toliau jis duoda konkrečius nurodymus kiekvienam skyriui ar darbuotojui atskirai. Šios užduotys aiškiai parodo kiekvieno darbuotojo vietą ir funkciją vadovo arba viso padalinio/skyriaus bendrai patvirtintame strateginiame plane. Šioje dalyje ypač svarbu yra tai, jog vadovas perduodamas konkrečias užduotis privalo atsakyti į penkis klausimus KAS? KĄ? KADA? KUR? KODĖL? T.y., kas atlieka šią užduotį? Ką konkrečiai tas konkretus darbuotojas atlieka? Kada jis tą užduotį turi atlikti (iki kada, per kokį laiko tarpą ir pan.)? Kur bus atliekama ši užduotis? Na ir galiausiai, kodėl ši užduotis turi būti atlikta? Manau, nereikia net aiškinti, kokią motyvacinę vertę darbuotojui turi pastarojo klausimo atsakymas. Tik atsakydamas į visus šiuos klausimus, vadovas užtikrina, kad gyvybiškai svarbi informacija, skirta darbuotojui, skyriui ar padaliniui, tikrai bus perteikta.
Aprūpinimas.
Šioje dalyje vadovas nurodo, kokie ištekliai/resursai bus suteikti darbuotojams, skyriams ar padaliniams, kad jie galėtų sėkmingai atlikti paskirtas užduotis.
Valdymas ir ryšiai.
Skirta paminėti visus galimus reikalingus ryšius ir kontaktus su kitais įmonės darbuotojais ar vadovais; Kam pateikti ataskaitas ir atsiskaityti už rezultatus; Taip pat pateikiama informacija apie vadovybės pasikeitimus, laikinų vadovų ar projektus koordinuojančių vadovų paskyrimus ir pan.
Būtina suprasti, jog šie penki punktai nėra visiška būtinybė. Jeigu vienas ar kitas punktas nepakito nuo paskutinio užduoties davimo ir nėra naujos informacijos perteikimui, tai nebūtina stengtis tą informaciją sukurti.
Pagrindinė taisyklė – NATO „penkių punktų įsakymo“ forma, kaip ir bet kuris kitas instrumentas ar įrankis, yra skirtas palengvinti darbą, o ne sukurti papildomo vargo.
Straipsnį parengė Manager.LT Akademija mokymų vadovas – konsultantas Ugnius Vaišnora
Remiantis šiuo principu vadovas gali užtikrinti gerą vadovavimą ir nebūdamas lyderiu.
Ugnius Vaišnora
Manager.LT Akademija
Šaltinis: Vakatai.LT
