Pagrindinis darbuotojų veiklos vertinimo tikslas – skatinti darbuotojus siekti veiklos sėkmės ir sukurti papildomų prielaidų jų darbo našumui didinti. Tinkamas darbuotojų metinis vertinimas yra vienas svarbiausių įmonės augimo veiksnių, tačiau neretai įmonėse atvirai pripažįstama, kad joje įdiegta darbuotojų vertinimo sistema – tai formali procedūra, kurios reali nauda įmonei labai miglota. Vien formaliomis priemonėmis pagrįstas vertinimas darbuotojui neturi jokios išliekamosios vertės arba neretai yra tik vadovybės kontrolės procedūra, kurią reikia kaip nors „ištverti“.
Šiame straipsnyje aptarsime praktinius vertinimo pokalbio su darbuotoju organizavimo ir vedimo aspektus, kad tinkamai struktūruotas ir tikslingas pokalbis sukurtų prielaidas darbo santykių kokybei gerinti. Veiksmingai organizuotas vertinimo pokalbis turėtų siekti šių tikslų:
- įvertinti darbuotojo veiklą ir jos pokyčius;
- įkainoti asmens kuriamą pridėtinę vertę (darbo atlygio korekcijos);
- sukurti abipusį grįžtamąjį ryšį tarp darbuotojo ir jo tiesioginio vadovo;
- padėti darbuotojui suprasti įmonės (padalinio) veiklos plėtros sritis, perspektyvas;
- padėti vadovui suprasti darbuotojo požiūrį į jam priskirtas veiklas;
- išsiaiškinti darbuotojo asmeninę motyvaciją, nuostatas dėl veiklos perspektyvų ir karjeros;
- nustatyti darbuotojo prioritetinius tobulinimosi poreikius, sritis, priemones;
- nustatyti galimus darbuotojo ir organizacijos veiklos trukdžius, tokiose srityse kaip organizacijos mikroklimatas, administracinės procedūros, darbo sąlygos ir kt., galimus jų pašalinimo būdus;
- gerinti darbo organizavimą.
Nors šiame straipsnyje daugiausia bus kalbama apie metinį vertinimo pokalbį, tačiau vertėtų pažymėti, kad individualaus vertinimo pokalbius tikslinga organizuoti ir kitais atvejais: baigiantis darbuotojo bandomajam laikotarpiui, baigiantis paskyrimui laikinai eiti pareigas, prieš paskyrimą į kitas pareigas, papildomai, pagal fiksuotą tvarkaraštį, kai, pavyzdžiui, darbuotojui buvo pritaikyta nuobauda, buvo pavesta speciali užduotis ar projektas ir pan.
Struktūriškai vertinimo pokalbio organizavimą skirstytume į tris etapus: pasirengimą pokalbiui, pokalbio vedimą, darbus po įvertinimo.
Pasirengimas darbuotojo vertinimo pokalbiui
Pokalbiui ruošiasi ir darbuotojas, ir jo vertintojas – tiesioginis vadovas. Abu pokalbio dalyviai nagrinėja tuos pačius dokumentus ir turi tas pačias pokalbio metodines instrukcijas. Kad pokalbis būtų prasmingas abiem pusėms, svarbu, kad įmonė turėtų pasirengusi veiklos efektyvumo rodiklius konkrečiai pareigybei ar jų grupei. Juos įvardyti ne visada yra lengva. Kur kas paprasčiau matuoti darbuotojo veiklos efektyvumą kiekybiniais rodikliais: apyvarta, išdirbis, aptarnautų klientų skaičius, naujų ir nuolatinių klientų skaičius, įgyvendinti projektai, pasirašytos sutartys ir pan. Tačiau juk ne visos pareigybės įmonėje kuria konkrečiai apskaičiuojamą pridėtinę vertę. Svarbu susitarti, kaip matuosite, pavyzdžiui, biuro administratorės, finansininko, personalo vadybininko ar padalinio vadovo veiklos rezultatus. Šie veiklos efektyvumo kriterijai kiekvienai pareigybei turi būti iš anksto parengti ir dokumentuoti. Kitas svarbus dokumentas, būtinas tinkamai parengtam vertinimo pokalbiui, – pareigybės kompetencijų aprašymas. Tai dokumentas, kuriame įvardijama, kokių žinių ir įgūdžių turi turėti konkrečios pareigybės darbuotojas, kad veiksmingai vykdytų pareigybinėje instrukcijoje aprašomas funkcijas. Tai lyg idealaus darbuotojo modelis. Kai kurios įmonės išsamų darbuotojo kompetencijų aprašymą pateikia būtent pareigybinės instrukcijos dokumento struktūroje, ir tai yra visiškai logiškas sprendimas. Kuo išsamesnis kompetencijų aprašymas, tuo aiškesni žmogui yra įmonės lūkesčiai dėl jo veiklos efektyvumo. Trečiasis pasirengimo etapas – sutarti dėl kompetencijų ir veiklos rezultatų vertinimo skalės, t. y. kokią sistemą naudosite. Galbūt tai bus skalė – puikiai, labai gerai, gerai, patenkinamai, blogai, labai blogai – ar kokia kitokia. Ir vėlgi reikės sutarti ir nustatyti konkrečias kompetencijų ir rezultatų karteles.
Pavyzdžiui, kada sakysite, kad veiksmingai aptarnauja, o kada – nepatenkinamai aptarnauja, už kokią apyvartą girsite, kada raginsite siekti gerokai aukštesnių rezultatų, o kada pardavimo ar paslaugos paklausos nuosmukį laikysite objektyvia savo verslo aplinkybe. Labai svarbu, kad kompetencijų ir veiklos rezultatų vertinimas turėtų parengtą formą kaip dokumentą, kurį ruošdamiesi pokalbiui pildo darbuotojas ir jo vadovas pirmiausia atskirai, o pokalbio metu susitariama dėl bendro rezultatų įvertinimo.
Pasirengimo metiniam pokalbiui pagrindiniai darbai: įvertinti darbuotojo veiklą pagal pareigybines funkcijas, kompetencijas ir jo veiklos efektyvumo kriterijus remiantis įmonės nustatyta vertinimo skale ir susitarti dėl kito veiklos laikotarpio prioritetinių tikslų, veiklų ir kompetencijų. Ir vėl svarbu, ar žmogus, ruošdamasis pokalbiui, įvertina savo darbą panašiai, kaip kad jo vadovas vertina jam pavaldaus darbuotojo darbą.
Gera ir prasminga parama šiuo atveju yra orientaciniai vertinimo pokalbio klausimai, kuriuos iš anksto turi abu pokalbio dalyviai. Jų sąrašas galėtų atrodyti taip:
- Kuriuos darbus, projektus, klientus ar kt. vadintumėte didžiausia savo darbo metų sėkme?
- Kuriuos darbus, užduotis, funkcijas vykdydami patyrėte daugiausia trukdžių, problemų, įtampos, streso? Kokios buvo priežastys? Kaip aš, kaip vadovas, galėčiau Jums padėti? Kokios kolegų pagalbos reikėtų?
- Kurių darbų, užduočių, funkcijų norėtumėte atsisakyti ateityje, perduoti kam nors kitam? Savo nuomonę pagrįskite.
- Kurių darbų, užduočių, funkcijų norėtumėte imtis ateityje, jeigu sudarytume galimybes atsisakyti labiausiai nemotyvuojančių veiklų? Pagrįskite jų naudą įmonei.
- Galimi klausimai motyvacijai atskleisti:
- Ką aš, kaip vadovas, arba Jūsų kolegos galėtume padaryti, kad darbas Jums teiktų didesnį pasitenkinimą?
- Ko reikia, kad Jūsų darbo diena būtų Jums gera ir prasminga? Nurodykite bent 5 požymius.
- Jeigu pats nuspręstumėte išeiti iš darbo šioje įmonėje, ko labiausiai trūktų? Išvardykite bent 3 dalykus.
- Kurios Jūsų kompetencijos turėtų būti labiausiai tobulintinos ateinančiais metais? Kodėl būtent jas laikote prioritetinėmis? Kaip galėtume Jums padėti?
- Įvairūs konkretūs klausimai, susiję su įmonės ar padalinio veiklų analize ir tobulinimu. Pavyzdžiui, kaip Jums atrodo, kodėl per praėjusius metus praradome net 15 proc. nuolatinių klientų? Kaip pagerinti padėtį?
- Ką aš, kaip vadovas, turėčiau tobulinti savo elgsenoje ar sprendimuose, kad Jūsų veiklos rezultatai būtų dar aukštesni, o savijauta dar geresnė?
Tai tik orientaciniai vertinimo pokalbio klausimai, tačiau būtent jie yra gyvojo pokalbio scenarijaus pagrindas. Svarbu, kad modeliuojant šiuos klausimus būtų siekiama gauti visą reikiamą informaciją, kad būtų pasiekti visi vertinimo tikslai, kurie jau buvo apžvelgti straipsnio pradžioje. Visa reikiama informacija kartu su orientaciniais pokalbio klausimais darbuotojui turi būti pateikta prieš penkias septynias dienas, kai numatomas pokalbis.
Vertinimo pokalbis
Tinkamas pasirengimas pokalbiui lemia didžiąją jo sėkmės dalį. Derindami konkretų pokalbio laiką su darbuotoju, planuokite skirti jam bent jau nepertraukiamą valandą. Jeigu tik yra galimybių, pokalbį skirkite ne savo ar darbuotojo kabinete, bet neutralioje erdvėje, į kurią nesibraus kiti darbuotojai, klientai ir nepasieks telefono skambučiai. Pokalbio medžiagą būtinai protokoluokite. Šį darbą turėtų atlikti personalo vadybininkas. Jis atlieka tam tikro arbitražo funkcijas ir yra atsakingas, kad pokalbio metu būtų bendraujama etiškai, kad vertinimas nebūtų pernelyg subjektyvus ar emocingas, bet visų pirma grindžiamas faktais ir argumentais. Daugiau nei keista praktika, kai vienintelio vertintojo vaidmuo priskiriamas personalo vadovui. Tik ar jis turi galimybių būti realiu darbuotojo veiklos stebėtoju darbo metų laikotarpiu? Akivaizdu, jog tokiu atveju turime metinį vertinimą dėl varnelės planuose – „atlikta“ – ir formalaus protokolo asmeninėje darbuotojo byloje.
Vertinimo pokalbis visuomet net geriausiam darbuotojui kels šiokią tokią įtampą, todėl pokalbio pradžioje pasistenkite ją išsklaidyti, bent keletą minučių pasikalbėkite apie ką nors ne itin susijusį su darbo rezultatais, kad ir apie spaudos aktualijas, pastarųjų krepšinio varžybų rezultatus ir t. t. Sustiprinkite darbuotojo saugumo jausmą, pabrėždami, kad šis pokalbis konfidencialus.
Vadovaudamiesi orientaciniais pokalbio klausimais, kuriuos pateikėte iš anksto, leiskite į kiekvieną klausimą atsakyti pirmiausia darbuotojui. Vadovo įvertinimas visada pateikiamas antrasis. Taip išvengiama vertinimo, kaip egzaminavimo, įspūdžio.
Pats pokalbio scenarijus galėtų turėti šias dalis:
1. Praėjusio laikotarpio aptarimas:
- Apžvelkite darbo rezultatus, pasiektus tikslus. Pradėkite nuo padėkos ir pagyrimų, siekite pirmiausia pamatyti ir vertinti pažangą, rodykite teigiamą emocinę paramą.
- Vertinimą grįskite darbuotojui keliamais tikslais ir veiklos standartais.
- Kalbėdami lyginkite savo ir darbuotojo vertinimus, remkitės faktais, o ne jausmais ar simpatijomis.
- Aptardami blogai atliekamą darbą, sutelkite dėmesį į elgesį, bet ne į asmenybės kritiką. Nagrinėkite procesų, kurie vyko klaidingai, priežastis. Neleiskite išsisukinėti.
- Nepasitenkinimą išsakykite trumpai, aiškiai pasakydami, koks elgesys būtų priimtinas.
- Aptarkite veiklos gerinimo būdus, siūlykite savo, kaip vadovo, pagalbą.
- Skatinkite darbuotojo siūlymus dėl bendros padalinio ar įmonės veiklos tobulinimo.
- Įvertinkite darbuotojo kompetencijas.
- Suderintus įvertinimus fiksuokite protokole.
2. Naujų tikslų ir planų nustatymas:
- Aptarkite, numatykite, susitarkite dėl tikslų ir prioritetų kito laikotarpio darbams.
- Sudarykite tikslų pasiekimo planą, pažymėdami jame laukiamus rezultatus ir terminus.
- Jeigu to reikalauja situacija, susitarkite dėl pareigų ar atskirų funkcijų keitimo ar papildymo.
- Aptarkite reikiamus išteklius ir vadovo pagalbą.
- Numatykite darbuotojo kompetencijų tobulinimo sritis, nustatykite mokymosi poreikius.
- Motyvuokite siūlydami įmonėje taikomas motyvacinio paketo priemones, pagal galimybes remdamiesi individualiais darbuotojo lūkesčiais ir poreikiais.
- Išvadas ir susitarimus fiksuokite protokole, galutinį protokolo tekstą patvirtindami darbuotojo ir vadovo parašais.
Darbai po vertinimo pokalbio
Jeigu po vertinimo pokalbio su darbuotoju negalėsite priimti jokių sprendimų geram darbuotojui motyvuoti, jeigu iš anksto žinote, kad negalėsite siūlyti jokių pokyčių, geriau visai nevertinkite. Metinis darbuotojo vertinimas, po kurio nebus taikomos jokios skatinimo priemonės gerai dirbusiam žmogui, po kurio nebus jokių sprendimų dėl darbuotojo ar jo padalinio ir įmonės veiklų tobulinimo, tampa niekine, darbo laiką gaišinančia procedūra. Metinis vertinimas tikrai turės teigiamos įtakos ir žmonėms, ir įmonei, jeigu galėsite priimti reikiamus sprendimus dėl:
- darbuotojo atlyginimo korekcijos;
- darbuotojo pareigybinių funkcijų korekcijos;
- darbuotojo perkėlimo į naujas pareigas;
- individualių darbuotojui motyvacijos priemonių taikymo (piniginių ir nepiniginių);
- kvalifikacijos ir kompetencijų tobulinimo;
- padalinio ar įmonės procesų valdymo tobulinimo;
- santykių ir teigiamo mikroklimato kūrimo ir kt.
Šiuolaikinės personalo vadybos praktikoje tik realiai įgyvendinama įmonės lūkesčių ir žmogaus galimybių dermė gali sukurti didžiausią pridėtinę vertę visam verslui, o metinis vertinimo pokalbis – puiki priemonė šiam tikslui pasiekti.
Šaltinis Pačiolis – Vadovas
Lyderystės ir vadovavimo mokymai, seminarai, kursai ir tyrimų:
Mokymai: „Vidurinės grandies vadovų kompetencijos stiprinimas”
Ši mokymų programa apima viduriniosios grandies vadovų mokymą, stiprinant jų vadovavimo ir lyderystės kompetenciją, aktualizuojant būtent šiai vadovų grandžiai kylančius iššūkius ir situacijas…
